Legitimación de firma

Otra de las funcionalidades muy interesantes que nos ofrece el nuevo Portal Notarial del Ciudadano es la posibilidad de gestionar 100% online la legitimación notarial de una firma electrónica cualificada puesta en un documento electrónico, cosa que puede resultar muy útil para los ciudadanos y profesionales, en multitud de ámbitos.

Vamos pues a continuación a ver cómo se puede acceder a esta opción, para qué sirve, así como los pasos que deberemos seguir.

¿Qué es una legitimación de firma?

Una de las funciones habituales que realizamos los Notarios es la legitimación de firmas, esto es, un acto mediante el cual un Notario acredita, es decir, da fe frente a terceros, de que una firma que consta en un documento pertenece a una persona determinada. Así pues, gracias a esta legitimación notarial, la firma de ese documento adquiere la necesaria garantía de veracidad y autenticidad para que pueda desplegar plenos efectos frente a terceros.

<ejemplo>Así pues, por ejemplo, cuando se construye una nueva vivienda y se pretende oficializar la misma, a través de una escritura de declaración de obra nueva (para así poderla inscribir en el Registro de la Propiedad), de conformidad con la normativa urbanística, es necesario, entre otras cuestiones, que un técnico competente (un arquitecto), emita un certificado, con firma legitimada notarialmente, que contenga la descripción de la obra nueva.<ejemplo>

Partiendo de esta base, lo cierto es que, tradicionalmente, estas legitimaciones de firma se han realizado respecto de firmas manuscritas puestas en documentos físicos, de modo que la persona interesada en realizar la legitimación acudía presencialmente a una Notaría, firmaba ante el Notario ese documento físico en soporte papel, y luego, una vez debidamente identificada, el Notario procedía a legitimar su firma, dando así fe frente a terceros de que esa firma que consta en ese documento corresponde a esa persona concreta.

No obstante, lo cierto es que hoy en día, como es sabido, gracias a la generalización de las nuevas tecnologías, cada vez es más habitual la utilización de documentos electrónicos, los cuales son firmados electrónicamente. En estos casos, asimismo, en muchas ocasiones, también es necesario acreditar la autenticidad y veracidad de su firma, para que ésta pueda surtir plenos efectos frente a terceros (como por ejemplo, una administración pública, o para su incorporación a una escritura, etc.).

Así pues, este nuevo servicio de legitimación notarial de firma electrónica viene a dar respuesta a esta necesidad de ciudadanos y profesionales, lo cual, en la práctica, puede ser de gran utilidad para profesionales del ámbito de la arquitectura, la abogacía, o el mundo empresarial (pues, por ejemplo, puede servir para legitimar la firma electrónica de unos nuevos estatutos sociales de una empresa, el cese o nombramiento de un nuevo cargo en una mercantil que se detalla en un certificado emitido por el órgano competente, o en el caso de certificaciones de arquitectos en el ámbito de la construcción y urbanismo). 

¿Por qué es útil la legitimización notarial de firma digital tramitada por el portal notarial?

Gracias a este nuevo sistema al que podemos acceder a través del Portal Notarial del Ciudadano, ahora, cualquier persona o profesional, desde su casa, sin desplazarse ni perder tiempo y dinero innecesarios, cómodamente, con su ordenador, puede firmar un documento electrónico con su firma digital cualificada y, acto seguido, solicitar que un Notario se lo legitime, consiguiendo así que este pueda desplegar plenos efectos ante quien corresponda, y todo ello, a través de un proceso rápido y sencillo que le ahorra desplazamientos innecesarios a una Notaría, con el consiguiente ahorro de tiempo y dinero para el ciudadano o profesional en cuestión.

Como vemos pues, sin duda, estamos ante una funcionalidad muy interesante que, sin duda, será muy utilizada.

¿Cómo puedo iniciar el proceso para legitimar notarialmente una firma electrónica cualificada puesta en un documento electrónico?

Para poder iniciar el proceso que nos permitirá legitimar notarialmente una firma electrónica cualificada puesta en un documento electrónico, lo primero de todo que deberemos tener en cuenta es que, para que ello sea posible, el ciudadano o profesional interesado deberá estar registrado en el Portal Notarial del Ciudadano (AQUÍ), que es la página web creada por el Notariado español para instrumentar todas estas novedades telemáticas de la Ley 11/2023.

Para registrarse, si lo desea, AQUÍ puede encontrar un artículo explicativo en nuestro blog, donde le detallamos todos los pasos que tiene que seguir. Asimismo, es necesario indicar que, para poder realizar todo este proceso de forma 100% online, vamos a necesitar un certificado digital cualificado que nos permita identificarnos y firmar digitalmente documentos, así como, en su caso, disponer del software de Auto Firma (AQUÍ lo puede descargar). En todo caso, para conocer más detalle sobre estos aspectos técnicos, en el artículo enlazado los podrá encontrar.

¿Qué aspectos legales debo tener en cuenta previamente?

Sobre la legitimación notarial de firmas digitales, simplemente hacer una breve referencia a su regulación legal, prevista fundamentalmente en el artículo 261 del Reglamento Notarial (AQUÍ lo puede consultar), en el que se establece que el Notario podrá legitimar las firmas electrónicas reconocidas puestas en los documentos en formato electrónico, de modo que esta legitimación notarial de firma electrónica tendrá el mismo valor que la que efectúe el Notario respecto de documentos en soporte papel.

En todo caso, la legitimación notarial de firma electrónica queda sujeta a las siguientes reglas:

• El notario identificará al signatario y comprobará la vigencia del certificado reconocido en que se base la firma electrónica generada por un dispositivo seguro de creación de firma.
• El notario presenciará la firma por el signatario del archivo informático que contenga el documento.
• La legitimación se hará constar mediante diligencia en formato electrónico, extendido por el notario con firma electrónica reconocida.

¿Qué pasos tendrá el proceso de legitimación notarial de una firma electrónica cualificada puesta en un documento electrónico, a través del Portal Notarial del Ciudadano?

Si optas por legitimar notarialmente, a través del Portal Notarial del Ciudadano, una firma electrónica cualificada puesta en un documento electrónico, los grandes pasos del proceso, de forma muy resumida, serán los siguientes:

1. En primer lugar, a través del Portal Notarial del Ciudadano, deberás verificar tus datos personales, para comprobar tu identidad. En caso de que realices tu solicitud como profesional (en el caso de abogados y arquitectos), el PNC realizará una verificación telemática con el Colegio Profesional correspondiente para comprobar la veracidad de tu identidad profesional.
2. En segundo lugar, una vez verificados tus datos personales, será el momento de adjuntar y validar el documento o documentos cuya legitimación de firma pretendes.
3. Finalmente, una vez verificado el documento o documentos, si aún no están firmados digitalmente (pues lo puedes hacer antes), deberás firmarlos digitalmente (a través de la aplicación de Auto Firma dentro del propio PNC) y, posteriormente, enviarlos al Notario elegido para su legitimación.

¿Cómo realizo el proceso para solicitar una legitimación notarial de una firma electrónica cualificada puesta en un documento electrónico?

Para iniciar el proceso de legitimación notarial de firma electrónica cualificada puesta en un documento electrónico, el ciudadano o profesional deberá acceder con su usuario al PNC y, una vez dentro del mismo, deberá seleccionar el apartado de “Legitimación de firma” (parte izquierda de la pantalla).

Y, una vez dentro de este apartado, seleccionar el botón verde de “Iniciar solicitud”. 

Una vez dentro de nuestra nueva solicitud, deberemos seguir todos los pasos del proceso, los cuales se pueden agrupar en los siguientes puntos clave:

1. Datos del solicitante
2. Selección de documentos
3. Firma de documentos y selección de notario
4. Comprobación y envío de solicitud

Vamos pues, a continuación, a desarrollar cada una de estas fases para que el ciudadano o profesional sepa con detalle cómo proceder.

1.- DATOS DEL SOLICITANTE

En esta primera pantalla, como verás, el formulario nos permite realizar la solicitud a título “profesional” o bien a título “particular”:

Si optamos por realizar la solicitud a título “profesional”, ello nos dará acceso a un desplegable donde deberemos seleccionar el colectivo profesional al que pertenecemos, esto es:

• Consejo Superior de los Colegios de Arquitectos de España (para arquitectos).
• Consejo General de la Abogacía Española (para abogados).

Y, una vez seleccionado el colectivo profesional, deberemos verificar nuestra identidad con el Colegio Profesional correspondiente, seleccionando el botón verde de “Consultar identidad”, lo cual sólo tendrá un resultado positivo, claro está, si la persona en cuestión pertenece a dicho colectivo profesional y se halla debidamente registrado en su Colegio Profesional correspondiente.

Por el contrario, si realizamos la solicitud a título “particular”, por defecto, aparecerán nuestros datos personales que hemos informado al darnos de alta en el PNC.

Completado este primer paso, clicaremos el botón de “siguiente” (parte inferior derecha), para continuar con el trámite.

2.- SELECCIÓN DE DOCUMENTOS

En esta segunda fase del trámite, deberemos seleccionar el documento o documentos cuya firma electrónica queremos legitimar notarialmente. A tal efecto, en la pantalla que se muestra a continuación, clicaremos el botón azul de “Adjuntar”.

Una vez seleccionado, nos aparecerá una nueva pantalla donde deberemos indicar, en un desplegable, la tipología de documento, esto es:

• O “acuerdos societarios” (para documentos de empresas donde se adopten acuerdos relativos a la compañía).
• O la opción de “otros documentos” para el resto de casos.

Hecho esto, deberemos clicar el botón de “Seleccionar” para adjuntar nuestro documento a legitimar, de modo que, una vez seleccionado y cargado el mismo, deberemos clicar el botón azul de “Añadir” para que quede debidamente cargado el documento. Finalmente, ya sólo deberemos clicar el botón de “Adjuntar” para que quede debidamente subido en el PNC nuestro documento.

Finalizada esta parte del trámite, volveremos a la pantalla inicial de la fase 2, donde ya sólo nos quedará validar el documento, seleccionando el botón verde de “Validar”.

Completado pues el trámite de validar, seleccionaremos el botón de “siguiente” (parte inferior derecha), para continuar con el trámite.

3.- FIRMA DE DOCUMENTOS Y SELECCIÓN DE NOTARIO

En esta tercera fase del trámite, es necesario diferenciar si el documento electrónico ya ha sido firmado previamente, o no, pues:

• Si ya lo hemos firmado antes en nuestro ordenador, con nuestro certificado digital cualificado (que tiene que ser de la misma persona que realiza la petición a través de su usuario), el PNC lo detectará, de modo que el formulario nos lo mostrará con un “tick” verde de “firmado”:

• Si por el contrario, el documento electrónico aún no está firmado, el PNC lo detectará, de modo que junto al mismo, nos aparecerá el botón verde de “Firmar”, el cual deberemos seleccionar, a los efectos de firmar digitalmente dicho documento, con nuestro certificado digital cualificado, gracias a la aplicación de Auto Firma, que deberemos haber descargado previamente.

Dicho esto, una vez firmado el documento de cualquier de las dos formas, para completar esta fase, ya sólo nos quedará seleccionar el Notario que queremos que legitime nuestra firma:

Y asimismo, en su caso, añadir de forma escrita algún comentario que pueda ser de interés para el Notario.

Completado pues este paso, clicaremos el botón de “siguiente” (parte inferior derecha), para continuar con el trámite.

4.- COMPROBACIÓN Y ENVÍO DE SOLICITUD

En esta cuarta fase final del trámite, sólo nos quedará verificar que el documento seleccionado y el Notario elegido son los correctos, tras lo cual, deberemos clicar en el botón verde de “Enviar” para completar el trámite:

De modo que, si se ha realizado correctamente el trámite, nos aparecerá el siguiente mensaje satisfactorio, así como un Email de confirmación en nuestro correo electrónico, con un número de solicitud concreto para identificar tu petición.

¿Cómo realiza la legitimación de firma la Notaría?

Una vez recibida tu solicitud, la Notaría en cuestión procederá a verificar que todo el proceso y la firma es correcta, de modo que, de ser así, procederá a realizar el traslado a papel del documento en cuestión, así como la legitimación de firma solicitada.

Completado el trámite, la Notaría se pondrá en contacto con el cliente (vía PNC o por Email) para trasladarle la factura del servicio, así como para gestionar la entrega de su documento legitimado, la cual se podrá realizar de forma presencial en la Oficina Notarial o bien mediante su remisión por correo a la dirección que se indique.

¿Qué ventajas tiene solicitar una legitimación de firma cualificada a través del Portal Notarial del Ciudadano?

Como acabamos de ver, la posibilidad de solicitar la legitimación notarial de una firma electrónica cualificada puesta en un documento electrónico es una funcionalidad muy útil para los ciudadanos y profesionales del ámbito legal, empresarial o de la arquitectura, pues cualquier persona, desde su casa, con su ordenador, siguiendo un sencillo procedimiento, puede firmar digitalmente un documento y solicitar acto seguido que un Notario legitime dicha firma. Así pues, ello:

• Supone una comodidad y ahorro de tiempo, pues no será necesario que te desplaces hasta una Notaría para formalizar la petición.
• Porque puedes tramitar tu legitimación de firma electrónicacon el Notario que tu quieras, de forma fácil, rápida y sencilla, de modo que, por ejemplo, si tu Notario de confianza es de Barcelona, puedes pedirle a él que realice esta legitimación y luego te la remita a tu domicilio, por correo, esté en la ciudad que sea.

En definitiva, como vemos, este proceso online te ahorrará mucho tiempo y te dará muchas más facilidades y comodidad, lo que sin duda, es algo muy positivo teniendo en cuenta el ritmo frenético de trabajo y obligaciones que la mayoría de nosotrs tenemos hoy en día.

Tengo dudas jurídicas sobre la legitimación de firmas ¿dónde puedo encontrar información de interés que me ayude a resolverlas?

Si tienes dudas sobre qué es una legitimación de firma, para qué sirve, etc., más allá del asesoramiento que, por supuesto, te prestará tu Notario, AQUÍ puedes encontrar el apartado correspondiente de nuestra página web, donde podrás encontrar mucha información de interés sobre este trámite, que, sin duda, te serán de gran utilidad para conocer en profundidad todo lo que hay que saber a la hora de legitimar notarialmente una firma.

Si al final tengo cualquier problema con el PNC, ¿puedo firmar de forma presencial el documento en la Notaría?

Por supuesto, no hay problema ninguno. Si ya has iniciado tu solicitud, pero por cualquier motivo (por ejemplo, un problema técnico con tu ordenador, tu certificado digital, etc.) no puedes completar el trámite, puedes acudir presencialmente a tu Notaría de confianza para firmar allí el documento y realizar la legitimación de firma de forma tradicional.

¿Cómo puedo resolver las dudas que tenga sobre este proceso de legitimación de firma digital?

Por supuesto, si tienes dudas sobre este proceso, el equipo de Notaría Jesús Benavides queda a tu entera disposición para resolverlas. Puedes contactar con nosotros a través de nuestra web (AQUÍ) y, gustosamente, nuestros especialistas en la materia tratarán de ayudarte con todo el proceso, si efectivamente tienes posibilidad e intención de legitimar tu firma digital en nuestra Notaría.