Legitimaciones - Notaría Jesús Benavides
Legitimaciones

Legitimaciones notariales

Paso 1

¿Qué es una legitimación notarial de firma?

La legitimación de firma es un tipo de actuación notarial muy sencilla, lo único que hace el notario es decir que la firma que figura en un documento pertenece a una persona determinada.

Paso 2

¿Qué documentación necesito para acudir al notario a legitimar mi firma?

Documento nacional de identidad original y en vigor

¿Qué tipos de legitimaciones de firma existen?

Legitimación de firma puesta en presencia del notario

Legitimación en la que el firmante acude a la Notaría y, previa su identificación presentando su DNI, en presencia del Notario, estampa su firma en el documento a legitimar.

Modelo de nota de visto y legitimado:

Yo, Jesús Benavides Lima, Notario de Barcelona, del Ilustre Colegio Notarial de Cataluña.

DOY FE: Que considero legitima la firma rubricada que antecede de DON/DOÑA ******* con DNI número *******, por haber sido puesta en mi presencia, de acuerdo con el artículo 259 del Reglamento Notarial. 

Corresponde con el número ****** del Libro Indicador.

En Barcelona, a día/mes/año.

Legitimación de firma reconocida por el firmante en presencia del notario

Legitimación en la que el firmante acude a la Notaría y, previa su identificación presentando su DNI, reconoce ante el Notario que la firma que consta en un documento le pertenece.

Modelo de nota de visto y legitimado:

Yo, Jesús Benavides Lima, Notario de Barcelona, del Ilustre Colegio Notarial de Cataluña.

DOY FE: Que considero legitima la firma rubricada que antecede de DON/DOÑA ******* con DNI número *******, que comparece ante mí y la reconoce en mi presencia, de acuerdo con el artículo 259 del Reglamento Notarial. 

Corresponde con el número ****** del Libro Indicador.

En Barcelona, a día/mes/año.

Legitimación de firma por conocimiento personal

Legitimación en la que el Notario, por ser de su conocimiento la firma del documento (ya que por ejemplo pertenece a un cliente habitual cuya firma le es plenamente conocida), certifica que dicha firma corresponde a la persona en cuestión.

Modelo de nota de visto y legitimado:

Yo, Jesús Benavides Lima, Notario de Barcelona, del Ilustre Colegio Notarial de Cataluña.

DOY FE: Que considero legitima la firma rubricada que antecede de DON/DOÑA ******* con DNI número *******, por serme personalmente conocida, de acuerdo con el artículo 259 del Reglamento Notarial. 

Corresponde con el número ****** del Libro Indicador.

En Barcelona, a día/mes/año.

Legitimación de firma por cotejo con otra firma original legitimada

Legitimación en la que el Notario certifica que dicha firma corresponde a una determinada persona, al ser plenamente coincidente con otra que consta en un documento anterior también legitimado notarialmente.

Modelo de nota de visto y legitimado:

Yo, Jesús Benavides Lima, Notario de Barcelona, del Ilustre Colegio Notarial de Cataluña.

DOY FE: Que considero legitima la firma rubricada que antecede de DON/DOÑA ******* con DNI número *******, por coincidir con otra firma original legitimada fehacientemente, de acuerdo con el artículo 259 del Reglamento Notarial. 

Corresponde con el número ****** del Libro Indicador.

En Barcelona, a día/mes/año.

Legitimación de firma por cotejo con el protocolo o libro indicador del notario

Legitimación en la que el Notario certifica que dicha firma corresponde a una persona concreta, al ser esta plenamente coincidente con la firma de esa persona que consta ya en alguna escritura o acta anterior firmada en la Notaría en el pasado.

Modelo de nota de visto y legitimado:

Yo, Jesús Benavides Lima, Notario de Barcelona, del Ilustre Colegio Notarial de Cataluña.

DOY FE: Que considero legitima la firma rubricada que antecede de DON/DOÑA ******* con DNI número *******, por figurar en mi protocolo o libro indicador, de acuerdo con el artículo 259 del Reglamento Notarial. 

Corresponde con el número ****** del Libro Indicador.

En Barcelona, a día/mes/año.

Legitimación de firma por cotejo con el DNI del propio firmante

Legitimación en la que el Notario certifica que una firma corresponde a una persona concreta, al ser esta plenamente coincidente con la firma que consta de dicha persona en su Documento Nacional de Identidad, el cual le es exhibido en la Notaría.

Modelo de nota de visto y legitimado:

Yo, Jesús Benavides Lima, Notario de Barcelona, del Ilustre Colegio Notarial de Cataluña.

DOY FE: Que considero legitima la firma rubricada que antecede de DON/DOÑA ******* con DNI número *******, por coincidir con el documento nacional de identidad exhibido.

Corresponde con el número ****** del Libro Indicador.

En Barcelona, a día/mes/año.

Paso 3

¿Cuánto cuesta legitimar una firma ante notario?

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Paso 4

Más preguntas frecuentes

¿En qué consiste una legitimación notarial de firma?

Una legitimación de firma es un acto notarial, muy sencillo, mediante el cual, un Notario certifica o da fe que una determinada firma, que consta en un documento, corresponde a una persona concreta.

<ejemplo>Así pues, por ejemplo, si el Sr. Antonio desea obtener un certificado digital para realizar trámites con la administración, pero está muy ocupado con su trabajo y no puede acudir presencialmente a solicitarlo, puede optar por rellenar el formulario correspondiente y acudir a un Notario, el cual, mediante este trámite rápido y sencillo, legitimará su firma, dando fe que la misma corresponde al Sr. Antonio, tras lo cual, éste ya podrá entregar el formulario a una tercera persona de su confianza, por ejemplo, su hermano Juan, para que sea éste el que acuda a la Administración correspondiente a realizar la solicitud de obtención del certificado digital que el Sr. Antonio necesita para realizar trámites con la Agencia Tributaria, por ejemplo.<ejemplo>

Así pues, gracias a la legitimación notarial de firma, conseguiremos acreditar ante terceras personas, destinatarias de un documento, que la firma que consta en el mismo corresponde a una persona en concreto, dando así certidumbre y seguridad jurídica a todas las partes de que la firma que consta en ese documento corresponde verdaderamente a la persona a la que se le atribuye, para así asegurar su autenticidad y veracidad.

En este sentido, es necesario recordar que los Notarios son funcionarios públicos, especialistas en Derecho privado, cuya misión principal es dar fe de los negocios y actos jurídicos otorgados ante su persona, de modo que, mediante esta legitimación notarial de firma, conseguimos que una autoridad pública certifique que esa firma corresponde a una persona concreta, asegurándonos así que ninguna persona pueda dudar de la autenticidad de la misma. 

Por último, indicar que, desde un punto de vista estrictamente legal, una legitimación de firma es, de conformidad con el artículo 256 del Reglamento Notarial, “un testimonio que acredita el hecho de que una firma ha sido puesta a presencia del notario, o el juicio de éste sobre su pertenencia a persona determinada”.

¿Para qué sirve una legitimación notarial de firma?

Como se ha indicado en la pregunta precedente, la legitimación notarial de firma sirve, principalmente, para acreditar que una firma que consta en un documento pertenece a una persona determinada, pues mediante este acto, un Notario, esto es, un funcionario público investido de la fe pública, garantiza y asegura frente a cualquier persona, que dicha firma corresponde a la persona que la ha rubricado, dando así certidumbre y seguridad jurídica al destinatario del documento de que dicha firma y el contenido del documento corresponden efectivamente a la persona que se indica en el mismo y que lo firma.

<ejemplo>Así pues, por ejemplo, si la Sra. María, propietaria de una vivienda, comprada en su momento mediante un préstamo hipotecario, ahora ya pagado, y una vez transcurridos 21 años desde que abonó la última cuota de su préstamo, desea cancelar registralmente dicha hipoteca que grava su vivienda, puede optar por solicitar dicha cancelación al Registro de la Propiedad mediante una instancia privada, la cual, para asegurar que la misma ha sido elaborada por la Sra. María, en el Registro de la Propiedad le exigirán que dicho documento se presente con la firma legitimada notarialmente, para así asegurar que la persona que solicita la cancelación es verdaderamente la Sra. María, esto es, la propietaria de la vivienda y única legitimada para instar este trámite.<ejemplo>

Asimismo, la legitimación de firma tiene otro efecto colateral, pues gracias a la misma, es posible certificar frente a terceros la fecha de un documento, pues en la diligencia de legitimación de firma que se incorporará por el Notario en el documento a legitimar, constará la fecha en la que se realiza dicho trámite, con lo cual, frente a terceros, se podrá acreditar que dicho documento, en esa fecha concreta, ya se había elaborado.

Este efecto viene derivado de lo dispuesto en el artículo 1227 del Código Civil, en el que se establece que “la fecha de un documento privado no constará frente a terceros sino…desde el día en que se entregase a un funcionario público por razón de su oficio”.

Por el contrario, debe tenerse en cuenta que en un documento privado en que conste fecha, la misma no se podrá verificar frente a terceros, pues siempre cualquier otra persona podrá alegar que dicha fecha es incorrecta o que ha sido incorporada a posteriori en un momento indeterminado.

<ejemplo>Así pues, retomando el ejemplo anterior, si la Sra. María acude al Notario a legitimar esa instancia privada en fecha de hoy, esto es, 2 de septiembre de 2021, en la diligencia de legitimación constará que este trámite notarial se ha realizado el 2 de septiembre de 2021, de modo que, frente a cualquier persona, se podrá acreditar que la Sra. María firmó este documento en esta fecha concreta.<ejemplo>

¿Cómo se realiza la legitimación del documento?

A grandes rasgos, tal y como establece el artículo 256 del Reglamento Notarial, la legitimación de firma notarial se puede hacer de dos modos:

En primer lugar, que es lo más habitual, es que el cliente acuda a la Notaría con su documento de identidad (DNI o pasaporte en caso de extranjeros), tras lo cual, una vez que el Notario lo ha identificado, el cliente procederá a firmar el documento, verificando así el Notario que esa firma le corresponde, tras lo cual, ya se podrá legitimar notarialmente dicha firma.

No obstante, la normativa aplicable (en concreto, el artículo 259 del Reglamento Notarial), también permite al Notario legitimar una firma, cuando a su juicio, y bajo su responsabilidad, aunque la firma no haya sido puesta a su presencia, el notario pueda certificar que la misma corresponda a una persona concreta. En este sentido, las vías u opciones que el Notario tendrá para verificar la pertenencia de dicha firma son:

  • Reconocimiento hecho en presencia del notario por el firmante: Es decir, el firmante presenta el documento ya firmado ante el Notario, y en su presencia confirma que la firma que consta en el documento le pertenece.
  • Conocimiento personal de la firma por el notario: Es decir, que el Notario, por serle conocida la firma del documento (sin que la norma especifique cómo debe llegar el notario a dicho conocimiento personal), certifique que la misma pertenece a persona concreta.
  • Cotejo con otra firma original legitimada: Lo que implica que otro notario haya legitimado previamente la firma y el notario no albergue duda de que pertenece a la misma persona.
  • Cotejo con otra firma que conste en el protocolo o libro registro a cargo del notario: Lo que quiere decir que el mismo notario o sus antecesores en el protocolo o libro registro hayan verificado la identidad del firmante.

¿El Notario realiza un control de legalidad del documento cuya firma se legitima?

A diferencia de lo que sucede en la mayoría de intervenciones de un Notario, como por ejemplo en una escritura, en la que el Notario supervisa y se asegura que el contenido jurídico del documento se adecúa a la legalidad vigente, en la legitimación notarial de firma ello no sucede, de modo que el Notario no entrará a verificar si el contenido del documento que se le presenta es correcto o no desde un punto de vista legal, sino que únicamente se limitará a verificar que la firma que consta en él corresponde a la persona que se indica y se identifica en la Notaría.

Ello es un efecto de lo dispuesto en el artículo 256 del Reglamento Notarial, en el que se establece que “el notario no asumirá responsabilidad por el contenido del documento cuyas firmas legitime”.

<ejemplo>Así pues, cuando un cliente acuda a la Notaría a legitimar notarialmente la firma de un documento, no puede esperar que el Notario estudie dicho documento y verifique que su contenido se ajusta a la legalidad, pues el Notario, de conformidad con la ley, lo único que hará es dar fe que esa firma corresponde a la persona que se indica.<ejemplo>

A la vista de lo indicado, como consecuencias importantes a tener en cuenta, es necesario tener presente que:

  • El documento para legitimar, al no ser elaborado por el Notario, este no tiene responsabilidad alguna por su contenido, y especialmente por dicha elaboración, sin que pueda el Notario subsanar el documento (cosa muy frecuente en los certificados de acuerdos de sociedades).
  • Tampoco tiene el Notario, el deber de asesorar a las partes; con las responsabilidades que ello implica para el Notario, y ventajas que ello aporta al ciudadano.
  • Tampoco tiene el Notario que rellenar el documento o formulario, sino que ésta es una labor que debe realizar el cliente.

¿Se puede legitimar notarialmente la firma de cualquier documento?

La respuesta es rotundamente no, ya que la normativa aplicable, en concreto el artículo 258 del Reglamento Notarial, establece que sólo pueden ser objeto de legitimación notarial de firma los documentos para los cuales, la ley no exija la forma de escritura pública, contrato privado o póliza intervenida.

Así pues, es necesario tener en cuenta que, en determinados supuestos, la ley exige que el acto o contrato que se realiza, o bien conste en escritura pública, o bien en una póliza intervenida, o bien en un documento privado, en cuyo caso, no será posible recurrir a la legitimación notarial de firma.

Así pues, por ejemplo:

  • Se requiere la escritura pública para la transmisión de derechos reales sobre inmuebles (la compraventa de una vivienda), para constituir un derecho real de hipoteca, para otorgar capitulaciones matrimoniales, para la renuncia a derechos hereditarios, o para otorgar un poder, entre muchos otros.
  • Se requiere la forma de póliza intervenida notarialmente para actos o contratos de carácter mercantil o financiero, redactados de forma unilateral y estandarizada por una de las partes contratantes, generalmente una entidad financiera (como por ejemplo un préstamo personal de 30.000€ que concede un banco a uno de sus clientes para que éste adquiera un coche).
  • Y asimismo, se requiere la forma de documento privado para contratos en los que la cuantía de la prestación o prestaciones pactadas exceda de 1.500 de las antiguas pesetas (artículo 1280 del Código Civil), esto es, 9€.

Por consiguiente, en todos estos casos, como por ejemplo en la compraventa de un inmueble, la aceptación de una herencia, un contrato de compraventa de una máquina de un millón de euros, etc. no será posible que las partes documenten el acto o negocio en un documento privado y acudan al Notario a legitimar las firmas del mismo, pues como se ha indicado, en todos estos casos, la ley exige que el documento o acto se instrumente a través de una escritura pública, póliza intervenida o de un contrato privado, el cual, en su caso, si las partes lo desean, podrán elevarlo a público otorgando la escritura correspondiente.

Ver más preguntas frecuentes

¿Qué significa que se impide la legitimación de firma de un documento que contiene actos o contratos que deben constar en escritura pública?

A renglón seguido de lo indicado en la pregunta anterior, y a mayor abundamiento, como se acaba de indicar, la ley exige que determinados actos o contratos, consten necesariamente o bien mediante una escritura pública o bien mediante una póliza intervenida notarialmente.

Mediante este sistema de fe pública que establece la ley, para actos o negocios de gran trascendencia para las personas (como puede ser comprar una vivienda, hipotecarla, hacer un testamento, aceptar una herencia, tomar dinero a préstamo, prestar una garantía a favor de un tercero, etc.), se ha establecido un mecanismo mediante el cual, un Notario, es decir, un funcionario público, independiente e imparcial, y especialista en Derecho privado, intervendrá en dichos negocios, autorizando las escrituras que otorguen las partes y:

  • Verificando la identidad de las partes contratantes, así como su capacidad jurídica y legitimación.
  • Asesorando a las partes para velar por sus derechos e intereses legítimos.
  • Supervisando el adecuado cumplimiento de la legalidad en todos los actos o negocios jurídicos que se instrumenten en las escrituras que autorice.

A la vista de ello, como se puede observar, el papel que la ley reserva al Notario va mucho más allá de legitimar firmas, sino que su función es crucial para la seguridad jurídica de una sociedad y el buen funcionamiento del tráfico civil y mercantil.

Por consiguiente, es evidente que, si cualquier clase de acto o negocio jurídico se pudiera instrumentar mediante un documento privado legitimado notarialmente, la función del Notario (de verificación de capacidad jurídica y legitimación, de asesoramiento y de velar por el cumplimiento de la legalidad) quedaría completamente vaciada de contenido, de modo que, es por esta razón que la ley impide legitimar notarialmente cualquier acto o negocio jurídico que deba instrumentarse mediante escritura pública, póliza intervenida o, en su caso, contrato privado, el cual, si lo desean las partes contratantes, siempre podrán elevarlo a público mediante la correspondiente escritura.

¿Qué sucede con los impuestos que gravan un documento cuya firma se encuentra legitimada notarialmente?

De conformidad con la normativa aplicable, en caso de que el documento a legitimar esté sujeto a tributación, no es posible legitimar notarialmente las firmas del mismo si previamente no se han pagado los impuestos que correspondan.

En este sentido, véase el artículo 252.2 del Reglamento Notarial (y asimismo los Reglamentos del Impuesto de Sucesiones y Donaciones y del Impuesto sobre Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados) en el que se establece que “los documentos privados que deban ser obligatoriamente presentados ante la Administración Tributaria sólo podrán ser testimoniados cuando conste su presentación”.

Mediante esta medida, lo que se pretende evitar es que eventualmente se pueda legitimar un documento sujeto a tributación sin que haya pagado los impuestos, evitándose así que se facilite una vía para, en su caso, acreditar la prescripción del impuesto una vez transcurra el plazo que determine la normativa tributaria para ello.

¿Puede legitimarse notarialmente la firma de un documento redactado en idioma extranjero?

De conformidad con la normativa aplicable, sólo es posible legitimar la firma de documentos que se hallen redactados en la lengua oficial del lugar de expedición del testimonio (en nuestro caso, al tratarse de Cataluña, podrá ser el castellano o el catalán).

Asimismo, la ley también permite legitimar notarialmente la firma de documentos redactados en una lengua que el Notario conozca o, en caso de desconocerla, si se acompaña su traducción oficial.

En el resto de los casos, si no es posible acudir a una de las vías antes indicadas, la solución para más adecuada es optar por la vía del acta notarial a la que se acompañe dicho documento redactado en lengua extranjera que el Notario no conoce o respecto del cual no se aporta la traducción pertinente.

¿Puede pedir la legitimación notarial de firma de un documento una persona distinta a quien ha firmado el documento?

En principio, lo más habitual es que sólo la persona que firma el documento pueda instar la legitimación de su firma, pues lo contrario podría dejar abierta la puerta a eventuales actuaciones fraudulentas o en contra de la voluntad del firmante.

No obstante, asimismo es necesario indicar que también, en los casos en los que un tercero pueda acreditar un interés legítimo, es posible legitimar la firma del documento a instancias de persona distinta de la que lo ha firmado, pues como ya se ha indicado en una pregunta precedente, es posible legitimar la firma de una persona mediante vías alternativas, como son la de la legitimación por conocimiento del Notario o por cotejo con otra firma que conste en el protocolo o libro registro a cargo del Notario.

<ejemplo>Así pues, por ejemplo, ello suele ser muy habitual en la actividad de gestorías, las cuales, deben presentar escritos e instancias de forma masiva ante las Administraciones Públicas, en nombre y representación de sus clientes, de modo que es la gestoría la que acude a la Notaría a legitimar documentos que han sido firmados no por un empleado o apoderado de dicha gestoría, sino por un tercero, esto es, su cliente.<ejemplo>

En todo caso, como es evidente, en estos casos sólo será posible la legitimación notarial de la firma si el Notario aprecia un interés legítimo adecuado.

¿Cabe la legitimación notarial de una firma en un documento en blanco?

Como es evidente, la respuesta sólo puede ser un rotundo no, pues si se legitimara la firma en un documento en blanco, se dejaría abierta la puerta a incumplimientos de la legalidad, pues posteriormente, en el mismo se podrían incorporar actos o contratos sujetos a tributación o que deben instrumentarse en escritura pública o póliza intervenida. Por consiguiente, no es posible legitimar la firma de un documento sin contenido alguno.

¿Se puede legitimar notarialmente una firma electrónica?

En efecto, la normativa actual permite la legitimación de firma electrónica, pero la regulación de esta materia se ha establecido de un modo que dificulta sobremanera la cuestión.

Así pues, en estos casos, de conformidad con el artículo 261 del Reglamento Notarial, “el notario identificará al signatario y comprobará la vigencia del certificado reconocido en que se base la firma electrónica generada por un dispositivo seguro de creación de firma, presenciará la firma por el signatario del archivo informático que contenga el documento y hará constar la legitimación mediante diligencia en formato electrónico, extendido por el Notario con firma electrónica reconocida. Esta legitimación notarial tendrá el mismo valor que la que efectúe el notario respecto de documentos en soporte papel”.

A la vista de lo indicado, como se puede observar, sólo es posible la legitimación de firma electrónica única y exclusivamente en el supuesto de que el documento electrónico se haya firmado digitalmente en presencia del Notario, con lo cual, la aplicabilidad práctica de esta solución resultaría mas bien escasa.

En cualquier caso, como se indica, esta es una cuestión discutible y discutida entre la doctrina notarial.

Paso 5

¿Dónde puedo consultar la normativa aplicable al respecto?

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