Paso 1

¿Qué es un acta de presencia?

Es el documento notarial que recoge la actuación llevada a cabo por el notario en el lugar indicado por el cliente con la finalidad de acreditar la realidad o verdad de un determinado hecho o circunstancia que acontece en dicho lugar.

Paso 3

¿Cuánto cuesta otorgar un acta de presencia ante notario?

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Se trata de un presupuesto meramente informativo y no vinculante. Dicho presupuesto está calculado en base a dos criterios: 1) nuestro conocimiento sobre el Arancel Notarial (Real Decreto 1426/1989, de 17 de noviembre) y 2) nuestra experiencia diaria en la confección de este tipo de documento notarial. No obstante, cualquier variación (al alza o a la baja) será debidamente justificada en el momento de emitir la factura definitiva que genere el servicio notarial prestado.

Paso 4

Más preguntas frecuentes

¿En qué consiste un acta de presencia?

Como se ha indicado anteriormente, un acta de presencia es una actuación notarial que consiste, previo requerimiento legítimo de un cliente, en el desplazamiento del señor Notario hasta un lugar concreto, a los efectos de que este verifique la verdad o realidad de un hecho concreto. Así pues, el Notario se desplazará al lugar, y en la fecha y hora convenida con el cliente, a los efectos de presenciar por sus propios medios y sentidos (vista, oída, olfato, etc.) una determinada realidad, la cual verificará a la vista de las circunstancias concurrentes.

Concluido esta actuación presencial, el Notario regresará a su despacho notarial y a la vista de la realidad y verdad que haya podido apreciar, redactará un acta notarial, es decir, un documento público, en el que se recoja dicha realidad o verdad presenciada, a los efectos de dejar constancia de ello y hacer prueba fehaciente ante quien corresponda.

<ejemplo>Así pues, por ejemplo, si el propietario de una vivienda que ha estado alquilada durante muchos años tiene sospechas de que su inquilino, el cual abandonará la vivienda próximamente, ha causado de forma dolosa graves desperfectos en el inmueble, puede requerir a un Notario para que, el día de la entrega de las llaves por parte del inquilino, se persone en la vivienda, a los efectos de inspeccionar la misma y verificar su estado de conservación.<ejemplo>

<ejemplo>En tal caso, si el Notario acepta el requerimiento, este se desplazará hasta la vivienda y la inspeccionará, verificando el estado de conservación de las estancias, muebles, electrodomésticos, posibles daños que se puedan apreciar, etc.<ejemplo>

<ejemplo>Concluido este acto, el Notario regresará a su despacho y recogerá en un acta notarial todo lo presenciado en el inmueble en cuestión, elaborando así el acta de presencia requerida.<ejemplo>

¿Para qué sirve un acta de presencia?

Como se puede apreciar, un acta de presencia es un instrumento muy útil para acreditar una realidad o verdad que sea necesario verificar ante terceras personas, sobretodo en caso de situaciones conflictivas o potencialmente conflictivas, en las que para una persona es crucial la necesidad de demostrar la realidad de un determinado hecho o circunstancia.

Así pues, como se puede observar, si cualquier persona necesita acreditar que un determinado hecho o circunstancia es cierto y real, el recurso al acta notarial de presencia puede ser un instrumento idóneo, pues mediante ello conseguimos que un Notario, es decir, un funcionario público imparcial e independiente, investido de la fe pública notarial, acuda a un determinado lugar y dé fe de una determinada realidad, consiguiéndose así acreditar, de forma fehaciente e indubitada, que ese hecho o circunstancia es verídico, de lo cual ya nadie podrá dudar, pues ello ha sido verificado por un Notario.

<ejemplo>Por ejemplo, si una persona vive en un bloque de viviendas, y uno de sus vecinos, en contra de la normativa aplicable, desarrolla una actividad económica en dicha vivienda (como por ejemplo la cría de cachorros de perro para su venta), con las consiguientes molestias para el resto de vecinos (olores, ruidos, trasiego de compradores en la escalera comunitaria, etc.), para acreditar la ilegalidad que se está cometiendo, el resto de vecinos puede optar por tratar de acreditar que ello es así mediante un acta notarial de presencia.<ejemplo>

<ejemplo>Así pues, requerido el Notario en cuestión, este se personará en el edificio y verificará la realidad que allí presencie (por ejemplo ruidos de perros, olores, la existencia de múltiples cachorros de perro que se puedan apreciar en una terraza del vecino en cuestión, el constante ir y venir de personas que acceden a esa vivienda y la abandonan con un cachorro, etc.), la cual será recogida en el acta notarial de presencia.<ejemplo>

<ejemplo>Posteriormente, gracias a esta acta notarial en la que se acredita esta realidad contraria a la normativa vigente, los vecinos ya dispondrán de una prueba fehaciente e indubitada de la ilegalidad que se está cometiendo, a los efectos de poder denunciar la misma ante las instancias administrativas o judiciales que correspondan.<ejemplo>

En definitiva, como se puede comprobar, mediante el recurso al acta notarial, los interesados conseguirán un documento en el que se acredita de forma fehaciente e indubitada una determinada realidad o verdad, lo cual constituye prueba de ello, y permite desplegar sus efectos probatorios ante terceras personas o las instancias administrativas o judiciales que correspondan.

¿Qué utilidad tiene el recurso al acta de presencia?

Las actas notariales de presencia, como se ha indicado en las preguntas precedentes, son un instrumento muy útil para acreditar la realidad o verdad de un determinado hecho o circunstancia, para así conseguir una prueba indubitada e incontrovertible de esa realidad o verdad, y que la misma despliegue sus efectos o consecuencias en la instancia administrativa o jurisdiccional que corresponda.

Así pues, es muy habitual el recurso al acta notarial de presencia, entre otras, en las siguientes circunstancias:

  • Viviendas arrendadas en las que se sospecha que el inquilino ha podido causar daños en el inmueble, y el propietario quiere acreditarlos.
  • Vecinos de comunidades de propietarios que realizan actividades ilegales o molestas para el resto de vecinos, los cuales quieren acreditar que ello es así, para poder demostrarlo ante las autoridades que correspondan (como por ejemplo, muy habitual en tiempos recientes, la instalación en un piso particular de una “dark kitchen”, esto es, una cocina de comida a domicilio sin las autorizaciones pertinentes, con las consiguientes molestias al resto de vecinos en forma de olores, humo, ruido, etc.).
  • La realización de actividades económicas ilegales o que causan molestias a las fincas colindantes y que se quieren acreditar (como por ejemplo cuando en un garaje de una vivienda contigua se instala un taller de reparaciones clandestino que causa molestias a todo el vecindario)
  • La celebración de juntas de vecinos en las que se deban adoptar decisiones relevantes y se prevea la existencia de un conflicto entre las partes (por ejemplo, si una escalera de vecinos debe adoptar la decisión de realizar unas obras extraordinarias muy costosas y se prevé conflicto entre los vecinos, el acta notarial puede servir para que el Notario recoja la asistencia a la junta, los votos de todos los vecinos, las manifestaciones que allí haya realizado cada uno, etc).
  • Acreditar el estado de una determinada finca que presente desperfectos (útil por ejemplo en el caso de que un vecino haya realizado unas obras y a resultas de ellas se hayan generado desperfectos en fincas colindantes, como grietas, corrimientos, etc).
  • Órganos de administración de sociedades (juntas de socios) en las que se deben adoptar decisiones relevantes y en las que existen posiciones encontradas entre socios, de modo que se requiere al Notario para que acuda a dicha Junta, la presencie, y recoja toda la realidad allí acontecida (dadas las características concretas de esta acta, sus particulares se desarrollan de forma pormenorizada en el apartado de “mercantil” de esta página web).

¿Qué otros actos pueden abarcar las actas notariales de presencia?

Además de los ejemplos antes indicados, en los que el Notario se desplaza a un lugar para acreditar la realidad o verdad de un hecho o circunstancia, mediante el recurso al acta notarial de presencia, también es posible realizar otra clase de actuaciones complementarias, de conformidad con la normativa aplicable (en concreto, el artículo 200 del Reglamento Notarial).

Así pues, mediante las actas de presencia, también es posible:

  • La entrega de documentos, efectos, dinero u otras cosas, así como los ofrecimientos de pago.

    Útil por ejemplo en el caso de que una persona que tenga una deuda con un tercero quiera pagar fehacientemente la misma y liquidarla, puede recurrir a este instrumento, esto es, entregar por ejemplo un cheque bancario con dicha cantidad debida a un Notario, para que sea este quien acuda a entregárselo al acreedor y verificar así de forma indubitada que este cobra su deuda.

    Con ello, el deudor conseguirá liquidar fehacientemente su responsabilidad, a los efectos de evitar que, por ejemplo, su acreedor, de forma fraudulenta, pretenda rechazar sistemáticamente el pago de lo debido y, a consecuencias de ese impago prolongado, la responsabilidad del deudor sea mayor (en forma de intereses de demora por ejemplo).
  • El hecho de la existencia de una persona, previa su identificación por el notario.

    Recurso útil, por ejemplo, en el caso de que una persona propietaria de una vivienda sufra una ocupación de la misma, puede requerir al Notario para que este acuda a la vivienda e identifique a los moradores (si ellos aceptaren, claro está), a los efectos de acreditar qué personas están cometiendo esta situación, para así poder acreditar la misma y poder ejercer las acciones civiles correspondientes contra las personas que proceda, en aras a recuperar la posesión de su vivienda.
  • La exhibición al notario de documentos o de cosas con el fin de que, examinados, este los describa en el acta tal y como resulten de su percepción.

    Por ejemplo, la posibilidad de exhibir ante el Notario una determinada joya de valor que se posee, a los efectos de dejar constancia de su realidad y características, para así acreditar su existencia ante, por ejemplo, un seguro del hogar, en caso de robo o sustracción de la misma.

¿El Notario sólo puede acudir una vez al lugar requerido?

Por supuesto, la respuesta a esta respuesta es negativa, pues si fuere necesario a la vista de las necesidades del cliente y las circunstancias o hechos que son necesarios acreditar, el Notario puede acudir varias veces y en distintos momentos o días al lugar en cuestión, a los efectos de acreditar las realidades que allí se produzcan, sobretodo en el caso de que se deba verificar una realidad dinámica, cambiante en el tiempo o que se reitera de forma repetida.

<ejemplo>Así pues, por ejemplo, si es necesario acreditar que un vecino de un bloque de viviendas realiza una actividad ilegal en su domicilio, es posible que el requerimiento consista en acudir a ese domicilio varias veces, para así demostrar que dicha actividad ilegal se realiza de forma habitual y reiterada en el tiempo, y no de forma esporádica o puntual.<ejemplo>

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¿Qué aspectos recogerá el Notario en el acta de presencia?

Una vez que el Notario haya acudido al lugar requerido, y haya presenciado esa realidad o verdad, el fedatario público retornará a su despacho y redactará el acta notarial en base a esa realidad o verdad presenciada, todo ello en base a lo que haya podido percibir a través de sus sentidos naturales, esto es, la vista, la oída, el olfato o el tacto, plasmando todos los detalles y características presenciadas.

<ejemplo>Así pues, si por ejemplo, el requirente ha solicitado al Notario que acuda a un domicilio para verificar que un vecino ha instalado en su vivienda particular una cocina industrial para servir comida a domicilio, careciendo de las autorizaciones pertinentes, en el acta notarial reflejará la entrada y salida constante de mensajeros con paquetes de la vivienda, el olor a comida, los humos que emana un extractor que sobresale del balcón de esa vivienda, la llegada de proveedores con cajas de alimentos, etc. <ejemplo>

¿Qué limitaciones tiene el Notario al redactar el acta de presencia?

Como se ha indicado, el Notario plasmará en el acta notarial la realidad o verdad que presencie, con todo detalle, y en base a la percepción que tenga gracias a sus sentidos naturales. 

No obstante, como limitaciones, es necesario indicar que la normativa al respecto (artículo 199 del Reglamento Notarial) impide al Notario extender en el acta hechos cuya constancia requieran de conocimientos periciales.

<ejemplo>Así pues, por ejemplo, si se requiriera a un Notario para que presencie una operación quirúrgica, éste no podría indicar en el acta que se ha aplicado o no determinado protocolo o técnica médica, pues dicha valoración sólo corresponderá a un perito experto en dichas materias, y no a un Notario, que es un licenciado en Derecho que no tiene capacidad para verificar esa realidad.<ejemplo>

Asimismo, de conformidad con la normativa reguladora de estas actas, hay que tener en cuenta que si en el acta de presencia constan hechos susceptibles de publicidad comercial, el Notario deberá hacer constar que la fe pública notarial no se extiende a cosas o hechos distintos de los que han sido objeto de su percepción personal.

Asimismo, en estos casos, queda completamente prohibido el uso publicitario de cualquier acta notarial de presencia, salvo que se hubiere instado expresamente con esta finalidad y, en tal caso, será necesario que el Notario autorizante apruebe previamente los textos e imágenes en que dicha publicidad se concrete, sin que pueda aparecer el nombre de dicho Notario en esta publicidad.

<ejemplo>Así pues, por ejemplo, si un Notario es requerido por una empresa para dejar constancia de prácticas empresariales de un competidor que, supuestamente, son contrarias a la normativa aplicable, para posteriormente dar publicidad a ello, el requerimiento sólo se podrá aceptar si previamente así se explicita, y sin que en la publicidad que se realice pueda constar el nombre del notario autorizante del acta de presencia.<ejemplo>

¿Un notario se puede desplazar a cualquier lugar a realizar un acta de presencia?

En relación a esta pregunta, los interesados deben saber que la competencia notarial no se extiende a todo el territorio nacional, sino que la misma se halla delimitada territorialmente a la localidad en la que el Notario tiene ubicado su despacho notarial.

Por consiguiente, un Notario solo puede aceptar un requerimiento para realizar un acta de presencia en un lugar que se halle dentro de la localidad o municipio en el que se halla su despacho notarial y en el que por lo tanto tiene competencia.

Así pues, los interesados en requerir a un Notario para realizar un acta de presencia deberán contactar con un fedatario público de la localidad en el que se halle el lugar en el que es necesaria la presencia del Notario para verificar la realidad o verdad que se necesite.

¿Un notario debe aceptar en todo caso el requerimiento para realizar un acta de presencia?

Por supuesto, la respuesta a esta respuesta sólo puede ser negativa, pues un Notario sólo podrá aceptar un requerimiento, para realiza un acta de presencia, siempre y cuando la solicitud sea legítima, y la misma no entrañe un riesgo para la seguridad de su persona o de terceras personas.

Por el contrario, cuando no se cumplieren estos requisitos, el Notario requerido podrá rechazar dicha solicitud.

<ejemplo>Así pues, por ejemplo, si un cliente requiere a un Notario para que realice un acta de presencia en un domicilio en el que supuestamente se comercializan sustancias estupefacientes, por supuesto, dicho Notario puede denegar el requerimiento, dado que su presencia en estas circunstancias, y ante la comisión de un hecho delictivo, puede suponer un riesgo para su integridad física y la de terceras personas que allí se hallaren.<ejemplo>

<ejemplo>En tal caso, como es lógico, lo procedente será poner en conocimiento estos hechos de la autoridad policial o judicial competente para que puedan realizarse las intervenciones oportunas.<ejemplo>

¿El acta de presencia hace prueba de la veracidad de los hechos allí descritos?

Por supuesto, como se ha indicado, el Notario, al ser un funcionario público investido de la fe pública notarial, dará fe del contenido del acta de presencia, de modo que, ante cualquier persona, se reputarán como ciertos los hechos, verdades y realidades presenciadas por el notario y descritas a través de la percepción de sus sentidos.

<ejemplo>Así pues, por ejemplo, a efectos probatorios en un juicio, lo que conste como descrito en un acta notarial de presencia se tendrá como cierto, pues ha sido descrito y recogido por un Notario, esto es, un funcionario público al que la ley le reconoce la fe pública notarial.<ejemplo>

No obstante, como es lógico, siempre quedará margen para que el Notario haya podido apreciar incorrectamente esos hechos a la vista de las circunstancias concurrentes en ese momento concreto, de tal suerte que, si otra parte, mediante cualquier otro medio de prueba válido en derecho, puede desvirtuar esa realidad o verdad plasmada en el acta, se entiende que ello será posible, aunque difícilmente sucederá y lo que, en todo caso, quedará en manos de la valoración de la autoridad que corresponda.

¿Es posible otorgar un acta “mixta”?

Por supuesto, los interesados también deben saber que, en su caso, dependiendo de las circunstancias concretas del caso, también es posible otorgar lo que se puede denominar como acta mixta, es decir, un acta de presencia en la que se refleje una realidad o verdad presenciada por el Notario, pero también elementos propios de otra modalidad de actas, como por ejemplo el depósito de algún bien mueble o la protocolización de documentos relevantes que guarden relación con dicha realidad.

¿Cómo se otorga un acta de presencia?

Otorgar un acta de presencia es un acto muy sencillo. El interesado debe contactar con la oficina notarial y concertar el lugar, día y hora del requerimiento, así como la naturaleza y características de la verdad o realidad a verificar. A la vista de ello, si el notario acepta el requerimiento, llegado el día y hora pactados, el notario acudirá al lugar en cuestión, y a través de la percepción de sus sentidos (vista, oído, olfato, etc.) verificará la realidad o verdad que allí acontezca, tomando las notas escritas que fueren necesarios.

Concluido el acto volverá a su despacho notarial y redactará el acta de presencia, en la que plasmará toda la realidad o verdad presenciada, tras lo cual la actuación concluirá.  Finalmente, el notario confeccionará una copia auténtica para el cliente, a los efectos de que el mismo pueda llevarse ya una copia de su documento en la que se reflejan todas las actuaciones realizadas, a los efectos de que este pueda hacer el uso que corresponda de dicho documento.

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