Acta notarial de Junta

En este sentido, y partiendo del principio de libertad de elección de Notario que tiene cualquier cliente, es necesario indicar que el Notario elegido deberá tener competencia territorial en el lugar en el que se celebre la Junta, de modo que no podrá elegirse a cualquier Notario del territorio nacional, sino únicamente a alguno cuya oficina notarial se halle situada en el lugar en el que se celebrará la Junta General en cuestión.

Es posible que a los interesados les surja la duda relativa a si, además de las funciones que ejerce el Notario antes descritas, la presencia del mismo en la junta general puede tener otros efectos, como por ejemplo el de validar la representación en virtud de la cual actúen ciertas personas o determinar la legalidad de los acuerdos adoptados en el seno del órgano social.

A este respecto, es sin duda necesario traer a colación lo dispuesto por el artículo 102.3 del Reglamento del Registro Mercantil, en virtud del cual en ningún caso el Notario calificará la legalidad de los hechos consignados en el instrumento, de modo que no le corresponde a éste valorar la conformidad a derecho de los hechos y acuerdos adoptados en la junta general, ni mucho menos convalidar su legalidad.

Asimismo, es necesario referenciar, entre otras, la sentencia del Tribunal Supremo de 12 de febrero de 2014, en la que se descarta de plano la posibilidad de que la presencia notarial en la junta general convalide la validez de la representación de socios que acudan a la misma representados por terceras personas. Así pues, si alguno de los socios concurriere representado por otra persona en virtud de un apoderamiento, no será competencia del Notario requerido juzgar la validez y suficiencia del mismo, pues ello no se encuentra entre las funciones que legalmente le han sido encomendadas para este acto.

El contenido del acta notarial de junta viene determinado por los artículos 102 y 103 del Reglamento del Registro Mercantil, en los que se establece que además de las circunstancias generales derivadas de la legislación notarial, el Notario expresará las siguientes circunstancias:

1. Fecha y lugar del territorio nacional o del extranjero en que se hubiere celebrado la reunión.
2. Fecha y modo en que se hubiere efectuado la convocatoria, salvo que se trate de Junta o Asamblea universal.
3. La indicación del resultado de las votaciones, expresando las mayorías con que se hubiere adoptado cada uno de los acuerdos.

Y en particular dará fe de los siguientes hechos:

1. De la identidad del Presidente y Secretario, expresando sus cargos.
2. De la declaración del Presidente de estar válidamente constituida la Junta y del número de socios con derecho a voto que concurren personalmente o representados y de su participación en el capital social.
3. De que no se han formulado por los socios reservas o protestas sobre las anteriores manifestaciones del Presidente y, en caso contrario, del contenido de las formuladas, con indicación de su autor.
4. De las propuestas sometidas a votación y de los acuerdos adoptados, con transcripción literal de unas y otros, asó como de la declaración del Presidente de la Junta sobre los resultados de las votaciones, con indicación de las manifestaciones relativas al mismo cuya constancia en acta se hubiere solicitado.
5. De las manifestaciones de oposición a los acuerdos y otras intervenciones cuando así se solicite, consignando el hecho de la manifestación, la identificación del autor y el sentido general de aquélla i su tenor literal si se entregase al Notario texto escrito, que quedará unido a la matriz.

En cualquier caso, el Notario podrá excusar la reseña de las intervenciones que, a su juicio, no fueren pertinentes por carecer de relación con los asuntos debatidos o con los extremos del orden del día y, asimismo, si apreciare la concurrencia de circunstancias o hechos que pudieren ser constitutivos de delitos podrá interrumpir su actuación, haciéndolo constar en el acta.

Asimismo, la doctrina de la Dirección General Seguridad Jurídica y Fe Publica (ver resolución de fecha 6 de abril de 2011) ha establecido que será igualmente necesario incluir en el acta notarial de junta indicación de la fecha y forma de la convocatoria de la junta, pues ambas cuestiones son “elementos esenciales para que el Registrador pueda calificar la regularidad de la convocatoria de dicha junta y, por tanto, de los acuerdos adoptados en la misma”, salvaguardándose así el derecho de los socios no asistentes a conocer fehacientemente la convocatoria de la junta para, en su caso, acudir a los medios de impugnación que procedan en derecho contra la misma. 

Como precisión formal, es necesario indicar que si las sesiones se prolongan durante dos o más días consecutivos, la reunión de cada día se consignará como diligencia distinta en el mismo instrumento y por orden cronológico.

Finalmente, una vez concluida la junta general, el Notario proceder al cierre del acta notarial, para lo cual extenderá diligencia relativa a la reunión, en el propio acto o ulteriormente en su estudio con referencia a las notas tomadas sobre el lugar. En cualquier caso, la misma no necesitará aprobación ni ser firmada por el Presidente y el Secretario de la junta.

Una vez cerrada, este acta notarial tendrá la consideración de acta de la Junta y, como tal, se transcribirá en el Libro de actas de la sociedad.

En cualquier caso, el contenido del acta deberá estar redactado de forma escrupulosa e impecable, sin que se pueda incurrir en errata alguna, pues de lo contrario, si posteriormente en las escrituras que se otorguen como consecuencia de los acuerdos alcanzados en la junta general, de la confrontación de ambos documentos resultaren datos contradictorios (como por ejemplo en la fecha de celebración de la junta o en los asuntos acordados), corresponderá a los tribunales de justicia resolver esta controversia (véase a este respecto la resolución de la Dirección General de Seguridad Jurídica y Fe Pública de 25 de julio de 1998).

Es posible que los interesados en recurrir a este instrumento se planteen la posibilidad de dejar constancia registral de la solicitud que se hiciere a los administradores para que requieran a un Notario la autorización de un acta notarial de junta. Esta posibilidad sin duda parece muy interesante en aquellas situaciones de conflicto societario de socios minoritarios en relación a la mayoría del accionariado de la compañía, pues de ello se derivarán las consecuencias que a continuación se expondrán.

De esta posibilidad se ocupa el artículo 104 del Reglamento del Registro Mercantil, en el que se establece que a instancia de algún interesado deberá anotarse preventivamente la solicitud de levantamiento de acta notarial de la Junta prevista por la Ley, así como de la publicación de un complemento de la convocatoria con inclusión de uno o más puntos del orden del día.

Esta anotación se practicará en virtud del requerimiento notarial dirigido a los administradores y efectuado dentro del plazo legalmente establecido para dicha solicitud (recordar el plazo de antelación mínimo de 5 días ya indicado anteriormente).

Como cuestión más relevante en este aspecto, la citada norma reglamentaria establece que en estos supuestos, una vez practicada la anotación preventiva, no podrán inscribirse en el Registro Mercantil los acuerdos adoptados por la Junta a que se refiera el asiento si no constan en acta notarial, de modo que este precepto ofrece aquí una protección adicional a los accionistas minoritarios, pues en caso de que éstos soliciten la intervención del Notario, podrán dejar constancia registral de ello y asegurar que la presencia del mismo en la junta se cumpla, pues en caso contrario los acuerdos adoptados en ésta no podrán ser inscritos debidamente en el Registro Mercantil.

En estos mismos términos se ha pronunciado pacíficamente la Dirección General de Seguridad Jurídica y Fe Pública entre otras, en su resolución de fecha 13 de noviembre de 1999, que confirma la obviedad de que, una vez anotada preventivamente el levantamiento del acta notarial de la junta, no podrán inscribirse acuerdos adoptados en junta celebrada de forma distinta.

Finalmente, la anotación preventiva de la solicitud de acta notarial se cancelará por nota marginal cuando se acredite debidamente la intervención del Notario en la Junta, o cuando hayan transcurrido tres meses desde la fecha de la anotación.

Como ya se ha indicado indiciariamente en la primera pregunta de esta entrada, más allá del acta notarial de junta, modalidad específica cuyas características y regulación se han desgranado convenientemente en estas líneas, nuestra legislación recoge la existencia otras modalidades de actas notariales, como las de presencia, en las que el Notario consignará hechos y circunstancias que presencie o le consten, y que por su naturaleza no sean materia de contrato, acreditando la realidad o verdad del hecho que motiva su autorización.

Esta modalidad genérica de actas también se podrá autorizar en el marco de una junta general de una sociedad mercantil, pues así lo dispone el artículo 105 del Reglamento del Registro Mercantil, estableciendo que será perfectamente posible que persona interesada requiera a un Notario para que se persone en una junta general a los efectos de constatar determinados hechos acaecidos en las mismas.

No obstante, como salvedad a esta autorización, el citado precepto reglamentario establece que para el caso de que hubiere sido requerido un Notario para levantar acta de junta, no podrá ningún otro Notario prestar sus servicios para constatar los hechos acaecidos en dicho acto societario.

Este precepto, en definitiva, viene a reforzar la independencia de la actuación notarial, de modo que todos los ciudadanos deben tener claro que no existen “notarios de parte” que tengan inclinaciones a recoger en el acta hechos o manifestaciones favorables a la parte que los hubiere requerido, pues el Notario es un funcionario público y profesional del derecho, únicamente sujeto al imperio de la ley y al cumplimiento estricto de la legalidad. Así pues, no será necesario que a la junta acudan varios notarios requeridos por distintas partes, pues con la presencia de uno solo de ellos estará garantizada la seguridad jurídica.

En relación a esta pregunta, la lógica parece indicar que los honorarios generados por el Notario en el ejercicio de su ministerio deberían ser abonados por el solicitante que haya realizado el requerimiento, es decir, por el administrador de la sociedad que lo hubiere solicitado de motu propio o, en su defecto, por los socios minoritarios que hubieren instado al administrador a requerir los servicios del fedatario público.

No obstante, el legislador ha establecido en el artículo 203.3 de la Ley de Sociedades de Capital, como mecanismo adicional de protección, que los honorarios notariales en el acta notarial de junta serán de cargo de la sociedad, mitigándose así reparos de índole económica que pudieren tener el administrador o los socios minoritarios a la hora de requerir los servicios del Notario.

Con ello, se ofrece una garantía adicional a los interesados en que un fedatario público intervenga en el acto y ofrezca al acto la seguridad jurídica preventiva que la ley y el Reglamento del Registro Mercantil especifican, sin que posibles reticencias de índole económica puedan influir en la decisión de requerirlo o no. 

Otra de las cuestiones a plantear es aquella situación que se puede generar cuando, una vez requerido el ministerio del notario para que autorice el acta notarial de la junta, éste no se produjera por cualquier causa, como por ejemplo, cuando algunos de los socios impidan materialmente que esta intervención se produzca o cuando la sociedad aduzca que carece de medios económicos para sufragar los honorarios del Notario.

En estos supuestos, la consecuencia jurídica que se derivará de la falta de intervención será la ineficacia de los acuerdos adoptados por la junta general, como así lo ha reiterado en numerosas ocasiones la jurisprudencia que se ha pronunciado al respecto (véase entre otras la Sentencia de la Audiencia Provincial de Madrid de 28 de octubre de 2016), de modo que dichas decisiones carecerán de validez alguna, no podrán desplegar efectos en la realidad jurídica ni mucho menos gozar en su caso, de acceso registral. 

La desconvocatoria de una junta general (incluidas aquellas en las que se haya requerido a Notario para levantar acta notarial de junta) es una materia no regulada expresamente por la ley, de modo que deberemos acudir a la interpretación que de ello ha realizado la Dirección General Seguridad Jurídica y Fe Publica.

En estos casos pues (ver resolución de fecha 28 de julio de 2014), el centro directivo ha determinado que ello es perfectamente posible, siempre y cuando esta desconvocatoria se realice por el mismo órgano que realizó la convocatoria y mediante la utilización de los mismos medios de notificación de desconvocatoria que los que fueron utilizados en su convocatoria. En caso de observarse estas formalidades, el requerimiento hecho al Notario quedará sin efecto.

En cualquier caso, deberá tenerse en cuenta que esta desconvocatoria podría llegar a generar responsabilidad en el órgano de administración si la misma no estuviere debidamente justificada y, para el caso de que finalmente esta junta general se celebrare, lógicamente los acuerdos adoptados en ella serían inválidos.

Para instar esta acta, simplemente será necesario contactar con la oficina notarial (llamando al teléfono de la oficina notarial o en la dirección de email mercantil@jesusbenavides.es), acreditar la condición necesaria para estar legitimado en dicho requerimiento e indicar la fecha y lugar de celebración de la junta.

El día y hora indicados, el Notario autorizante se personará en el lugar de celebración de la junta para cumplir con todas las formalidades exigidas por la Ley de Sociedades de Capital y el Reglamento del Registro Mercantil, tras lo cual procederá a cerrar la correspondiente acta.

Una vez finalizada la Junta, el Notario requerido retornará a su oficina notarial y, con todas las notas que haya elaborado, procederá a redactar el acta de la junta, tras lo cual, transcurridos unos días, ya se podrá hacer entrega de una copia auténtica de la misma a los clientes.