La apostilla de “La Haya”. ¿Qué es y para qué sirve?
En efecto, en el día a día de las operaciones y actos que se formalizan en un despacho notarial de una gran ciudad cosmopolita como es Barcelona, y más teniendo en cuenta el fenómeno de la globalización que hemos experimentado a lo largo de las últimas décadas, cada vez es más habitual ver cómo, muchos documentos notariales deben surtir sus efectos en el extranjero, esto es:
- O bien escrituras públicas firmadas en España, deben surtir efectos en un tercer país.
- O bien en aquellos casos en los que documentos públicos firmados en el extranjero, deben desplegar sus efectos en España.
En estos casos, para que ello sea posible, los interesados deberán gestionar lo que, comúnmente, se conoce como “la apostilla de La Haya”, trámite que a continuación se tratará de exponer, para que todos los interesados lo puedan conocer.
¿Qué es la apostilla de “La Haya”?
La “Apostilla” es un trámite que permite dar garantía de autenticidad a un documento notarial en un Estado distinto del país donde fue emitido o autorizado, facilitando así su reconocimiento en un tercer estado y, por lo tanto, contribuyendo a que dicho documento despliegue sus efectos en ese país distinto del que fue creado, si ello procede.
<ejemplo>Así pues, por ejemplo, si María, que vive en Barcelona, tiene que conceder un poder especial a su hermana Mercedes, que vive en Argentina, para que esta, en su nombre y representación, pueda vender una finca radicada en Buenos Aires, propiedad de María, para que el poder que María otorga en España ante un Notario español pueda surtir efectos en Argentina, será necesario gestionar la Apostilla de dicho poder, para que así sea reconocido como válido y eficaz en Argentina, y Mercedes pueda así realizar correctamente ese trámite en nombre de su hermana María, que vive en Barcelona y que, lógicamente, dada la distancia, no se puede desplazar hasta Buenos Aires a realizar expresamente este trámite.<ejemplo>
Por consiguiente, concretamente, mediante el trámite de la apostilla, es posible certificar la veracidad de la firma del funcionario que ha autorizado o expedido el documento público que se trate, así como la calidad en que hubiere actuado.
¿Por qué es útil la apostilla?
Como es lógico, cada país, con su propio sistema jurídico, normas jurídicas, autoridades y formalidades, tiene sus particularidades propias que son completamente distintas y desconocidas para el resto de países.
Así las cosas, de ordinario, lo más probable es las autoridades de un país, como es lógico, conozcan su ordenamiento jurídico y formalidades, pero no las del resto de países del mundo, de modo que, si se presenta un documento público autorizado en otro país distinto, la autoridad o funcionario que lo recibe en ese otro Estado, como no conoce el ordenamiento jurídico ni las formalidades legales del país donde ha sido creado, no puede verificar si ese documento es realmente auténtico, o no.
<ejemplo>Siguiendo nuestro ejemplo, el Notario de Argentina que ha de formalizar la compraventa de esa finca en Buenos Aires, como es lógico, conoce el derecho argentino, pero no el español, de modo que, cuando se le presente la escritura de poder especial autorizada por un Notario de Barcelona, no tendrá la capacidad de verificar si ese documento es auténtico, o no.<ejemplo>
Para solucionar este problema, tradicionalmente, se había utilizado la vía de la llamada “legalización diplomática”, esto es, un trámite que se debía realizar en el país extranjero donde se autoriza el documento, ante la embajada del país destinatario, en virtud del cual, los funcionarios diplomáticos o consulares de ese país de destino, dado su conocimiento del ordenamiento jurídico del Estado donde prestan su misión, certifican la autenticidad de la firma y la calidad de la autoridad firmante del documento en cuestión, permitiendo así que este desplegara sus efectos en el país de destino.
<ejemplo>Así pues, siguiendo nuestro ejemplo, tradicionalmente, si María necesitaba ese poder especial otorgado en España para surtir efectos en Argentina, hubiera tenido que acudir a la embajada argentina en Madrid o a un consulado de su país en España, para que los funcionarios diplomáticos o consulares argentinos, a la vista de su conocimiento del ordenamiento jurídico español, certificaran la autenticidad de ese poder otorgado en España, dándole así la fuerza necesaria para desplegar sus efectos en Argentina.<ejemplo>
Como podemos observar, este trámite es farragoso y lento (pues la legalización del documento, dependiendo de la saturación de la embajada o consulado en cuestión, podría demorarse semanas o meses), entorpeciendo la fluidez de las relaciones jurídicas y económicas internacionales. A la vista de ello, para agilizar esta cuestión, hace ya varias décadas, multitud de Estados, aplicando un principio de reciprocidad, decidieron poner en marcha un mecanismo mucho más fácil y rápido para reconocer mutuamente la autenticidad de documentos públicos autorizados por sus respectivas autoridades o funcionarios, esto es, la llamada “apostilla de La Haya”, que como veremos, permite conseguir este reconocimiento de una forma mucho más fácil y ágil.
¿De dónde surge la apostilla de “La Haya”?
La apostilla de “La Haya” surge de un tratado internacional, en concreto, del “Convenio de 5 de octubre de 1961 Suprimiendo la Exigencia de Legalización de los Documentos Públicos Extranjeros”.
En virtud de esta norma de Derecho internacional público, y aplicando el principio de reciprocidad, todos los estados firmantes, con la voluntad de suprimir la exigencia de legalización diplomática o consular para los documentos públicos extranjeros, crean un mecanismo, que recibe la denominación de apostilla, mediante la cual, se certifica la autenticidad de la firma, la calidad en que el signatario del documento haya actuado y, en su caso, la identidad del sello o timbre que el documento lleve, permitiendo así verificar la validez y autenticidad del documento, lo que facilita que este despliegue sus efectos en el país de destino, distinto del Estado donde se generó o autorizó.
Así pues, mediante este mecanismo, una vez se autoriza el documento público en cuestión, la autoridad designada por cada Estado, colocará la apostilla sobre el propio documento o sobre una prolongación del mismo, mediante un modelo estándar prefijado en el anejo del Convenio internacional que hemos comentado, que a continuación se muestra:
¿Qué países han ratificado el “Convenio de la apostilla de La Haya”?
En la actualidad, un número muy importante de países del mundo han ratificado este convenio, de modo que si se requiere que un documento público autorizado en cualquiera de ellos, despliegue sus efectos en un tercer Estado que haya ratificado el Convenio, podremos recurrir a la vía de la apostilla para conseguir verificar la autenticidad y validez del documento en el extranjero.
¿Qué sucede si el país de destino del documento no ha ratificado el Convenio de La Haya?
En tal caso, la vía de la apostilla no será posible, sino que deberá recurrirse a la vía tradicional de la legalización diplomática o consular.
¿Quién ha de solicitar la apostilla?
La solicitud de la apostilla la ha de realizar el propio interesado o signatario del documento, dirigiéndose a tal efecto a la autoridad competente para ello que haya designado cada país.
¿Por qué es más ágil el trámite de la apostilla?
Como hemos visto, la apostilla es un trámite muy sencillo que realizan las autoridades designadas del propio Estado donde se emite el documento, de modo que, una vez que se dispone del documento público o escritura, acudiendo a esa autoridad, de forma rápida y sencilla se consigue realizar el trámite que le da validez y autenticidad al documento en el extranjero.
Por el contrario, si se hubiera de seguir observando el tradicional sistema de “legalización diplomática o consular”, el trámite sería mucho más farragoso, costoso y largo, pues deberíamos acudir a las autoridades diplomáticas o consulares correspondientes, cosa que alargaría y dificultaría mucho más el trámite.
¿Cómo se realiza el trámite de la apostilla de una escritura autorizada en España?
En el caso de España, el trámite de la apostilla es muy sencillo. Una vez que el interesado haya firmado su escritura ante el Notario español, deberá dirigirse al Colegio de Notarios correspondiente, donde podrá conseguir que se apostille su escritura, para que esta surta efectos en el país extranjero que corresponda.
En todo caso, ha de saber que muchos despachos notariales, si así se lo encomiendan sus clientes, a cambio de los honorarios pactados, pueden realizar este trámite en su nombre, ahorrándoles los trámites de la gestión y el desplazamiento.
¿Cómo se realiza el trámite de la apostilla de una escritura extranjera que ha de surtir efectos en España?
Si usted dispone de una escritura o documento público autorizado en el extranjero, y necesita que el mismo surta efectos en España, deberá acudir a la autoridad que el Estado en cuestión haya designado, a los efectos de que la misma apostille el documento para surtir efectos en España, para que así, efectivamente, se pueda verificar la autenticidad y validez del documento por la autoridad española que deba aplicarlo o reconocerlo.
<ejemplo>Así pues, si un ciudadano chino, que reside en Pekín, concede un poder especial a un amigo suyo que vive en Barcelona, para que en su nombre y representación realice un trámite en España, para que este documento sea válido y reconocido en España, ese ciudadano chino deberá acudir a la autoridad correspondiente que el Estado chino hubiere designado, para que pueda apostillar esa escritura para que surta efectos en España.<ejemplo>
¿La apostilla certifica el contenido y garantiza el reconocimiento del documento extranjero en España?
No. Como hemos comentado, la apostilla solo permite comprobar la autenticidad de la firma de la autoridad que suscribe el documento público, así como la calidad en que actúa dicha autoridad, pero no certifica ni el contenido del documento, ni la suficiencia del mismo para alcanzar los efectos que los interesados pretendan en el país de destino.
Así pues, los documentos públicos extranjeros apostillados que se presenten ante el Notario español, para que puedan desplegar sus efectos en España, deberán ser objeto de lo que se conoce como juicio notarial de equivalencia y suficiencia, esto es, una valoración de si, a la vista del documento que se trate, y del ordenamiento y funciones de la autoridad que emite el documento en el extranjero, este es equivalente a lo previsto por el Derecho español y, por lo tanto, es válido y suficiente para realizar el trámite que se pretende en España.
¿Qué sucede si el documento extranjero está redactado en lengua extranjera?
En tal caso, salvo en aquellos casos en los que el Notario conozca la lengua extranjera y, bajo su responsabilidad, asuma la traducción del mismo, los interesados deberán aportar una traducción jurada del documento para que, lógicamente, el Notario o autoridad española destinataria del mismo puedan comprender su contenido y valorar su validez, equivalencia y suficiencia para el acto o negocio que se pretenda.
Esperando pues que este artículo haya aportado información de interés a los clientes interesados en que sus documentos notariales surtan efectos en un país distinto del lugar donde han sido autorizados, quedo a su disposición para acompañarles en todo aquello que necesiten en el marco de esta clase de situaciones o de cualquier otra similar.
