Guía práctica (paso a paso) para tramitar una herencia
18/2/2022
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Sucesiones y donaciones

Guía práctica (paso a paso) para tramitar una herencia

"El mes pasado, a causa de una larga enfermedad, falleció en su domicilio el señor Antonio, un vecino de Barcelona de 78 años, viudo. Superado el duelo inicial, María del Mar, su única hija, debe afrontar la aceptación y tramitación de la herencia de su padre. ¿Qué pasos deberá realizar María del Mar para poder aceptar la herencia de su difunto padre?”


Sin duda, el fallecimiento de un ser querido es uno de los hechos más tristes que cualquier persona debe afrontar en su vida, pues el dolor y la pena que nos genera la ausencia de nuestros seres más allegados (padres, abuelos, hermanos, amigos íntimos, etc.) constituye un momento vital de lo más complejo y difícil de gestionar desde un punto de vista emocional.

Dicho esto, cuando cualquier persona experimenta esta pérdida, dejando momentáneamente de un lado nuestro duelo y pesadumbre por este fallecimiento, como es lógico, en la esfera patrimonial, será necesario que los herederos de la persona fallecida realicen un conjunto de trámites y gestiones para poder adjudicarse la herencia del difunto y, así, poder disponer y gestionar los bienes, derechos y obligaciones del fallecido, del modo que consideren oportuno.

Partiendo, por tanto, de todos estos conceptos básicos, mi experiencia diaria en un despacho notarial me muestra cómo, en la práctica, cuando los herederos deben afrontar este proceso, atraviesan grandes dificultades debido al desconocimiento generalizado que existe acerca de todos los trámites y gestiones que deben llevarse a cabo. Por lo tanto, este proceso que, en realidad, en la mayoría de las ocasiones, no entraña una gran complejidad, se convierte en un gran obstáculo para muchas personas. 

En vista de ello, este artículo, a través de mi método habitual de pregunta – respuesta breve y mediante la descripción sencilla de unos “PASOS” a seguir, tratará de crear una pequeña guía práctica para que, ante la muerte de un ser querido, cualquier interesado sepa cómo debe proceder para aceptar y tramitar la herencia correspondiente.


Paso 1

Obtener el certificado de defunción de la persona fallecida

El primer y más importante documento que el interesado necesitará es el certificado de defunción, que es un documento expedido por el Registro Civil en el cual se acredita que esa persona ha fallecido.

Este trámite se puede realizar:

  • Presencialmente, en el Registro Civil correspondiente (AQUÍ puede solicitar cita previa).
  • Telemáticamente (AQUÍ puede realizar el trámite si dispone de los certificados digitales pertinentes).

Este documento, como se verá, es en realidad uno de los pocos para cuya obtención será necesaria la intervención de la persona interesada, puesto que, como se tratará de exponer a continuación, si se desea, el resto de las gestiones se pueden delegar, en su mayor parte, a la oficina notarial que se elija para formalizar la aceptación de la herencia en cuestión.

Asimismo, es necesario informar a los interesados de que, en muchas ocasiones, cuando la persona fallece, la funeraria que gestiona el sepelio ofrece a los familiares sus propios servicios para la obtención de este certificado de defunción y demás documentos necesarios para tramitar la aceptación de la herencia. Con relación a esta práctica, los interesados deben saber que, como podrán apreciar en este artículo, esta opción no resulta la más adecuada para sus intereses, dado que la obtención del certificado de defunción la puede realizar cualquier persona de un modo mucho más sencillo, rápido y económico por cualquiera de las vías que hemos mencionado anteriormente, mientras que, la obtención del resto de documentación se puede encomendar a la oficina notarial del modo que se indicará a continuación.


Paso 2

Obtener el “certificado de últimas voluntades”

En segundo lugar, la parte interesada deberá obtener el Certificado de Actos de Última Voluntad (conocido también como “certificado de últimas voluntades”). Este documento, expedido por el Ministerio de Justicia, detalla si una persona fallecida otorgó o no testamento y, en caso de haberlo hecho, indica ante qué Notario se formalizó dicho documento.

La obtención de este “certificado de últimas voluntades” se puede delegar a la Notaría elegida para tramitar la herencia, de modo que serán ellos quienes se encarguen de obtener este documento, sin que el interesado deba realizar ningún trámite adicional. Para ello, deberemos aportar a la Notaria que elijamos:

  • Certificado de defunción de la persona fallecida.
  • Datos del solicitante (Nombre, apellidos, y número de DNI).

No obstante, si cualquier persona interesada desea obtener este documento por sus propios medios, lo puede hacer de cualquiera de las siguientes maneras:

  • Presencialmente, dirigiéndose a la Gerencia Territorial del Ministerio de Justicia o a cualquier Registro Civil (por ejemplo, en el caso de Barcelona, a la Gerencia Territorial del Ministerio de Justicia, sita en la calle Caballero, nº 52-56, 08014, Barcelona).
  • Por correo, remitiendo la solicitud vía postal al Ministerio de Justicia (Plaza Jacinto Benavente, 3, 28012 – Madrid).
  • Telemáticamente (AQUÍ encontrará el enlace correspondiente para solicitarlo, si dispone de los certificados digitales necesarios).

En cualquier caso, la persona interesada deberá presentar una solicitud mediante el modelo 790 (AQUÍ puede encontrar el formulario correspondiente), junto con el documento acreditativo del pago de la tasa correspondiente y, asimismo, el documento original del certificado de defunción. 


Paso 3

Obtener el título sucesorio de la persona fallecida

Cumplido el paso 2, es decir, habiendo obtenido el Certificado de Actos de Última Voluntad, corroboraremos de forma “oficial” si la persona fallecida tenía o no testamento ante notario. A partir de aquí, se abren dos escenarios posibles:

ESCENARIO 1: PERSONA FALLECIDA CON TESTAMENTO. Si en el certificado consta que la persona fallecida tenía testamento, será necesario obtener una copia auténtica de este para conocer su contenido y determinar a qué personas se designó como herederas. En la práctica, puede ocurrir que la persona fallecida conserve una copia simple de su testamento y que los herederos puedan disponer de ella (porque, por ejemplo, puedan acceder al domicilio de la persona fallecida y encontrarla allí), pero debemos tener en cuenta que la copia simple del testamento no será suficiente para realizar el trámite, pues lo que se necesitará es una copia auténtica del documento. Para la obtención de dicha copia auténtica del testamento, el interesado podrá:

  • Obtener el documento por sí mismo, acudiendo a la Notaría en cuestión donde el fallecido lo otorgó y solicitar allí la copia auténtica del testamento (para lo cual deberá acreditar el fallecimiento de la persona correspondiente mediante su certificado de defunción y el certificado de últimas voluntades).
  • Delegar la gestión a su Notaría de confianza, la cual realizará la solicitud en su nombre, y obtendrá una copia auténtica telemática del testamento (esta opción es, sin duda, mucho más práctica y sencilla para el interesado).

ESCENARIO 2: PERSONA FALLECIDA SIN TESTAMENTO. Por el contrario, puede suceder que la persona fallecida no hubiere otorgado testamento, y así constará en el Certificado de Actos de Última Voluntad que se recibe. En tal caso, los potenciales herederos, para poder tramitar esa herencia, deberán acudir previamente a un Notario para realizar el acta de declaración de herederos intestados, que es un documento notarial mediante el cual se determina, con arreglo a la legislación correspondiente, quien o quienes resultan ser herederos de una persona fallecida sin testamento. Para obtener más información respecto a este documento notarial, como sus requisitos, documentación a aportar, etc., AQUÍ le facilitamos el enlace a la página web de nuestra notaría, donde encontrará información detallada al respecto.


Paso 4

Recopilar toda la documentación necesaria para aceptar la herencia de la persona fallecida

Una vez se disponga ya del título sucesorio correspondiente (o bien testamento, o bien acta de declaración de herederos intestados), los herederos deberán realizar una labor de recopilación de toda la documentación necesaria para gestionar la aceptación de la herencia. En la práctica, los documentos más habituales suelen ser:


BIENES INMUEBLES: Necesitaremos obtener una copia auténtica de los títulos de propiedad de los inmuebles que fueren propiedad de la persona fallecida (como por ejemplo la escritura de compraventa original del inmueble). En muchas ocasiones, la propia persona fallecida conservará estos documentos en su domicilio, de modo que, si tenemos acceso a ellos, no habrá mayor dificultad. Por el contrario, si no se dispone de estos, será necesario obtener una copia auténtica de las escrituras correspondientes. En relación a esta obtención, es necesario indicar que esta gestión la puede realizar:

  • El propio interesado: En tal caso, el interesado deberá localizar el Notario en el cual se otorgó la escritura correspondiente y dirigirse a esa Notaría para solicitar la copia auténtica del documento.
  • La Notaría de su elección: En cuyo caso, será esa Notaría quien, de una forma más rápida y sencilla realice la gestión en su nombre, contactando con la Notaría en cuestión y solicitando la copia auténtica del documento.

En el caso de los inmuebles, también será necesario obtener la referencia catastral del mismo, la cual se podrá obtener fácilmente, por ejemplo, en un recibo del IBI. 

Por último, debemos dejar constancia de que, si los herederos no conocen con exactitud los inmuebles que eran propiedad de la persona fallecida, tienen a su disposición una herramienta muy útil, de la mano de los Registradores de la Propiedad, las llamadas “notas de localización”, en las cuales podremos localizar los Registros de la Propiedad, provincia y municipio donde una determinada persona física tiene bienes o derechos inscritos (AQUÍ puede acceder al portal online donde realizar la solicitud correspondiente).

ACTIVOS FINANCIEROS: En el caso de los activos financieros, el heredero deberá acudir al banco de la persona fallecida y, tras acreditar el fallecimiento del causante y su condición de heredero (es decir, aportando certificado de defunción y copia del título sucesorio), dicha entidad le hará entrega de lo que se denomina “certificado de posiciones de cliente fallecido”. Este es un documento en el que constarán todos los activos y pasivos financieros (como por ejemplo cuentas bancarias, fondos de inversión, acciones, préstamos, etc.) que la persona fallecida tenía a su nombre en la fecha en la cual se produjo la defunción.

En el caso particular de que los herederos no conozcan con exactitud el banco o bancos donde la persona fallecida tenía depositados sus ahorros, deberá acudir a la Agencia Tributaria para obtener más información al respecto (donde, previa acreditación del fallecimiento de la persona y la condición propia de heredero, se le facilitará la información correspondiente de las entidades donde esa persona había declarado ser titular de cuentas bancarias). 


SEGUROS DE VIDA: Asimismo, será necesario comprobar si la persona fallecida disponía de algún seguro de vida del que fuere titular. A tal efecto, los herederos deberán solicitar el Certificado de Contratos de Seguros de cobertura de fallecimiento, para verificar si, a fecha de fallecimiento, la persona difunta figuraba como asegurada en algún contrato de seguro de vida. En este caso, el interesado puede, o bien delegar esta solicitud a la Notaría de su elección, la cual realizará el trámite de una forma mucho más rápida y sencilla, o bien obtener este documento por sus propios medios de alguno de los siguientes modos:

  • Presencialmente, en la Gerencia Territorial del Ministerio de Justicia (por ejemplo, en el caso de Barcelona, sita en la calle Caballero, n.º 52-56, 08014, Barcelona).
  • Por correo, remitiendo la solicitud vía postal al Ministerio de Justicia (Plaza Jacinto Benavente, 3, 28012 – Madrid).
  • Telemáticamente (AQUÍ encontrará el enlace correspondiente para solicitarlo, si dispone de los certificados digitales necesarios).

En todo caso, la persona interesada deberá presentar una solicitud mediante el modelo 790 (AQUÍ puede encontrar el formulario correspondiente), junto con el documento acreditativo del pago de la tasa correspondiente y, asimismo, el original del certificado de defunción.

VEHÍCULOS: En el caso de los vehículos (como por ejemplo un coche o una moto), deberemos obtener el certificado de circulación del vehículo donde conste la titularidad de este (documento que, habitualmente, el propietario conservará en el interior de su vehículo).


Paso 5

Recibir asesoramiento civil y fiscal relativo a la aceptación de la herencia

Realizados ya todos los PASOS, del 1 al 4, es decir, cuando el heredero o herederos dispongan ya de toda la documentación necesaria para formalizar su escritura de aceptación y adjudicación de herencia, será necesario que estos reciban el asesoramiento correspondiente, tanto en el ámbito civil como en el fiscal, sobre todas las derivadas que se desprendan de esta herencia.

A tal efecto, este asesoramiento se puede recibir, o bien por parte de un abogado especialista en materia sucesoria y/o fiscal, el cual le prestará su consejo y visión sobre el caso en virtud de sus conocimientos, previo pago de los honorarios que se pacten, o bien, directamente por parte de la oficina notarial que se elija para formalizar la aceptación de herencia, donde, tanto el Notario como sus oficiales especialistas en materia sucesoria y fiscal, pueden estudiar con detenimiento su caso concreto y, en vista de ello, prestarle el asesoramiento y planificación fiscal más acorde a este, exponiéndole las alternativas posibles, dándole las explicaciones legales pertinentes, calculándole el presupuesto de la operación con detalle del coste fiscal, etc.


Paso 6

Formalizar ante notario la aceptación y adjudicación de la herencia

Obtenida ya toda la documentación necesaria al respecto y, asimismo, recibido todo el asesoramiento civil y fiscal que fuere necesario, los herederos deberán formalizar la aceptación y adjudicación de la herencia.

A tal efecto, deberán acudir al Notario de su elección y otorgar la correspondiente escritura de aceptación y adjudicación de herencia, de conformidad con las disposiciones del causante y los pactos que, en su caso, se alcancen entre las partes.

Si desea obtener más información detallada respecto a la aceptación de herencia, AQUÍ puede obtenerla de nuestra página web.


Paso 7

Pagar los impuestos de la herencia

Firmado el documento notarial de aceptación y adjudicación de herencia, los herederos deberán liquidar los impuestos correspondientes. En relación a ello, es necesario realizar la apreciación inicial de que, si en la herencia en cuestión existen bienes inmuebles, los herederos deberán abonar dos impuestos:

  • El impuesto de sucesiones (el impuesto que se pagará en todas las herencias).
  • El impuesto sobre el incremento de valor de los terrenos de naturaleza urbana (conocido, popularmente, como “plusvalía municipal”).

Dicho esto, en primer lugar, por lo que se refiere al impuesto de sucesiones, es necesario saber que la normativa tributaria concede a los herederos un plazo de 6 meses, a contar desde el fallecimiento del causante, para pagar el impuesto, de modo que aquí se abren dos escenarios posibles:

ESCENARIO 1: Si los interesados han realizado todos los pasos anteriores en tiempo y forma y proceden a otorgar su escritura de aceptación y partición de herencia, deben saber que una vez formalizada esta, ya podrán liquidar sus impuestos dentro del plazo indicado. Para ello, los interesados podrán optar por alguna de las siguientes vías:

  • Delegar la labor de liquidación a la propia oficina notarial. Sin duda, esta resulta la opción más cómoda y sencilla, dado que el mismo Notario que ha formalizado nuestra herencia, el mismo día de la firma y una vez efectuada la correspondiente provisión de fondos, liquidará los impuestos correspondientes y la gestión quedará finalizada.
  • Liquidar el impuesto el propio heredero, siempre y cuando disponga de los conocimientos suficientes para realizar este trámite por su cuenta (AQUÍ puede encontrar más información al respecto, en el caso de la Agencia Tributaria Catalana, por lo que se refiere al Impuesto de Sucesiones).
  • Delegar la tarea de liquidación a un profesional de confianza del heredero (como un gestor o un abogado fiscalista), previo pago de los honorarios que se pacten entre las partes.

ESCENARIO 2: Si los herederos, por el motivo que sea, no han podido gestionar la aceptación de la herencia dentro del plazo de 6 meses, pueden optar por liquidar el Impuesto de Sucesiones que corresponda y, posteriormente, formalizar la aceptación y partición de la herencia, así evitarán la imposición de eventuales sanciones y/o recargos.

En el caso de la llamada “plusvalía municipal”, el plazo para pagar es igualmente de 6 meses, a contar desde la fecha de fallecimiento del causante, y en cuanto a su abono, los interesados podrán optar igualmente por cualquiera de las vías antes indicadas, esto es:

  • Delegar la gestión de liquidación a su Notaría, donde se ha tramitado la aceptación de la herencia.
  • Liquidar el impuesto el propio heredero (acudiendo para ello al Ayuntamiento correspondiente para realizar el trámite).
  • Delegar la tarea de liquidación a un profesional de confianza del heredero (como un gestor o un abogado fiscalista).

Paso 8

Formalizar la inscripción de la herencia en el Registro de la propiedad y en las entidades bancarias

Por último, los herederos deberán proceder a inscribir su derecho de propiedad en el Registro de la Propiedad, en caso de que en la herencia hubiere bienes inmuebles. 

Para ello, será necesario que los herederos, una vez formalizada la escritura de aceptación y partición de herencia, y tras haber pagado los impuestos correspondientes (recordemos, tanto Impuesto de Sucesiones como la “plusvalía municipal”), procedan a inscribir su derecho en el Registro de la Propiedad correspondiente.

A tal efecto, esta gestión se puede realizar, de nuevo:

  • Por la propia oficina notarial, si así se delega esta labor por parte del interesado. Sin duda, esta puede resultar la opción más fácil y rápida, puesto que el mismo Notario que ha formalizado nuestra herencia, el mismo día de la firma, presentará telemáticamente el documento para su inscripción al Registro de la Propiedad, sin que el cliente deba realizar ningún trámite adicional.
  • Por el propio heredero, en cuyo caso deberá acudir a la Notaría a retirar la copia auténtica de su documento y presentarla al Registro de la Propiedad para su inscripción, junto con las liquidaciones de los impuestos que correspondan.
  • Por un profesional de confianza del heredero (como un gestor o un abogado), previo pago de los honorarios que se pacten entre las partes.

En el caso de las entidades bancarias, una vez se haya firmado la escritura de aceptación y adjudicación de herencia y, asimismo, se haya procedido al pago del Impuesto de Sucesiones, el heredero deberá presentar estos documentos en el banco o bancos en cuestión, a los efectos de que dicha entidad o entidades procedan a su validación jurídica por parte de sus letrados. En cuanto este proceso concluya satisfactoriamente, los fondos y demás activos financieros se pondrán ya a disposición de su nuevo titular, es decir, el heredero correspondiente.


Conclusión

Detallados ya, de un modo sencillo y didáctico, todos los grandes pasos que cualquier persona deberá realizar para tramitar una herencia, finalmente procede concluir este artículo realizando unas breves reflexiones al respecto, centrando nuestra atención en el acompañamiento que, en su caso, necesitará cualquier persona para tramitar una herencia a su favor.

Así pues, como se ha tratado de demostrar en este breve artículo, la gestión de una herencia es un trámite que no debe “asustar” a los interesados, ya que, una vez obtenido el certificado de defunción del causante, existen numerosas posibilidades (todas buenas) para llevar a cabo el resto de trámites:

  • Realizando todas las gestiones los propios herederos, siguiendo todos los pasos indicados en este artículo (lo cual, sin duda, requerirá de una inversión de tiempo y recursos por parte del interesado, y de la realización de ciertos trámites un tanto farragosos).
  • Delegando la gestión a la propia gestoría de la empresa funeraria que gestione el sepelio, pues en muchas ocasiones, la propia funeraria (como por ejemplo Mémora Servicios Funerarios) ofrece a los familiares del difunto la posibilidad de contratar este servicio de trámites “post-funeral”.
  • Encargando la gestión a la gestoría de la aseguradora que, en su caso, hubiere asegurado los gastos del deceso del fallecido, pues en muchas ocasiones, las compañías aseguradoras que sufragan el sepelio (como por ejemplo Ocaso o Santalucía) ofrecen a sus clientes este servicio.
  • Delegando la gestión a un profesional de su confianza, como un gestor administrativo o un abogado especialista en la materia.
  • Encargando directamente toda la gestión a su Notaría de confianza, la cual, como ya hemos indicado, también puede realizar esta labor.

Como hemos podido observar, todas las opciones son válidas, puesto que, si se realizan adecuadamente, “todos los caminos” nos llevarán al mismo destino: la obtención de toda la documentación necesaria para tramitar la aceptación y partición de la herencia correspondiente.

Jesús Benavides Lima
Jesús Benavides Lima
Notario de Barcelona

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