¿Qué documentos de identificación puedo llevar al Notario para firmar mi escritura?

Cualquiera que esté presente en el día a día de un despacho notarial, en contacto con los clientes, firmando escrituras, actas, pólizas, etc. conoce sobradamente cómo, una de las preguntas más habituales que muchos clientes nos hacen, es todo lo relativo a qué documento o documentos deben traer, el día de la firma, a efectos de su identificación. ¿Tengo que traer el DNI? ¿El Pasaporte? ¿El carnet de conducir vale? ¿Tienen que ser originales o vale una fotocopia? ¿Qué pasa si el documento está caducado?

A la vista de todas estas preguntas tan habituales, y de las recientes novedades al respecto que comentaremos, a continuación, y a través de mi sistema tradicional de pregunta – respuesta breve, trataremos de abordar la cuestión, de una forma sencilla, llana y didáctica, para que cualquier ciudadano que deba acudir a una Notaría sepa qué documento o documentos debe presentar, a los efectos de identificarse correctamente.

¿Por qué es necesario identificarse cuando se acude al Notario?

Cuando cualquier ciudadano acude al Notario para otorgar un documento notarial (como por ejemplo una escritura de compraventa, un poder para pleitos, una póliza de crédito, un acta de depósito, etc.), una de las actuaciones clave y más importantes que realiza el Notario, es la de identificar a los comparecientes, esto es, verificar que las personas que acuden a firmar el documento son verdaderamente quienes afirman ser.

Esta actuación, lógicamente, es fundamental para el buen fin del acto o negocio que se pretende otorgar, pues sólo si se verifica la identidad real de las personas que acuden a firmar el documento notarial, el acto o negocio jurídico que se pretende se podrá formalizar correctamente y desplegar sus efectos de forma válida.

<ejemplo>Así pues, por ejemplo, si Juan es propietario de un inmueble, y lo quiere vender a María, cuando ambos acudan a la Notaría a firmar su escritura de compraventa, una de las cuestiones clave (aunque no le demos importancia), es verificar que las personas que acuden al despacho notarial a firmar esa escritura de compraventa son efectivamente Juan (propietario del inmueble que se vende) y María (la persona que lo quiere comprar), pues sólo ellos están capacitados y legitimados para formalizar válidamente este negocio jurídico.<ejemplo>

Como vemos pues, la identificación de los comparecientes es una de las labores clave que realiza el Notario, aportando así seguridad jurídica y certidumbre a los actos y negocios jurídicos que formalizan los ciudadanos en su Notaría de confianza, verificando que las personas que comparecen ante el Notario son realmente quienes afirman ser.

Desde un punto de vista legal, esta identificación de los comparecientes recibe la denominación de “juicio sobre la identidad” de los otorgantes, “fe de conocimiento” o “fe de identidad”, y la misma es clave para que la escritura que se firma despliegue sus efectos frente a terceros, pues tal y como establece el artículo 17 bis de la Ley del Notariado, “los documentos públicos autorizados por Notario…gozan de fe pública y su contenido se presume veraz e íntegro de acuerdo con lo dispuesto en esta u otras leyes”, de tal modo que este “juicio sobre la identidad de los otorgantes” queda amparado por una presunción legal de veracidad sólo susceptible de ser impugnada en vía judicial.

Así pues, en definitiva, ello implica que, el Notario, cuando identifica a los comparecientes que acuden a firmar su documento, y así lo refleja en la escritura, da “fe de la identidad” de los otorgantes, lo cual implica que, frente a cualquier otra persona que sea destinataria de ese documento notarial, esa identificación es real, válida y veraz, lo que permite desplegar sus efectos con garantías frente a terceros.

<ejemplo>A modo de ejemplo, cuando acudimos al Notario a firmar un poder para pleitos, el Notario identifica al poderdante, y una vez firmada la escritura de poder, esa “fe de identidad” despliega sus efectos frente a terceros, de modo que, cuando nuestro abogado presenta la demanda que necesitamos interponer ante el Juzgado competente, y acompaña junto a ella la escritura de poder, el Juzgado que la recibe, al verificar que el Notario ha identificado al poderdante, da como certera esa identificación, admitiendo así a trámite esa demanda en nombre y representación de ese poderdante que fue debidamente identificado por el Notario al firmar la escritura de poder para pleitos.<ejemplo>

¿De qué formas nos podemos identificar cuando acudimos al Notario?

Para dar respuesta a esta pregunta, tenemos que acudir a lo dispuesto en el artículo 23 de la Ley del Notariado, en el que se establece que “los notarios darán fe en las escrituras públicas y en aquellas actas que por su índole especial lo requieran de que conocen a las partes o de haberse asegurado de su identidad por los medios supletorios establecidos en las leyes y reglamentos”.

Asimismo, el citado precepto establece que “serán medios supletorios de identificación, en defecto del conocimiento personal del Notario, los siguientes:

Como vemos pues, la Ley del Notariado, a la hora de identificar a los comparecientes, da al Notario dos opciones:

• Identificar al compareciente porque lo conoce indubitadamente (por ejemplo, porque es un amigo suyo de la infancia y lo conoce desde hace muchos años).
• ‍Recurrir a alguno de los medios supletorios de identificación, de entre los que destacan, la identificación mediante “carnets o documentos de identidad con retrato y firma expedidos por las autoridades públicas, cuyo objeto sea identificar a las personas”.

En la práctica, como es lógico, la mayoría de identificaciones de los comparecientes se realiza en base a la presentación de carnets o documentos de identidad oficiales, pues es el método más seguro para verificar la identidad de una persona.

Partiendo de esta base, asimismo, es necesario tener en cuenta el artículo 161 del Reglamento Notarial, en el que se ha desarrollado qué carnets o documentos serán válidos a efectos de identificación ante el Notario. Así pues, el citado precepto establece que la identidad de los comparecientes se acreditará:

• Españoles: Por el pasaporte o el documento nacional de identidad.
• Extranjeros residentes en territorio nacional: Mediante pasaporte o permiso de residencia expedido por autoridad española. 
• ‍Extranjeros no residentes: Mediante pasaporte o mediante cualquier otro documento oficial expedido por autoridad competente de su país de origen que sirva a efectos de identificación (lo que se certificará en caso de duda por la autoridad consular correspondiente).

En todo caso, el documento utilizado deberá contener fotografía y firma del otorgante.

¿Qué novedades recientes hay que tener en cuenta en esta materia?

En el caso, se analiza un supuesto en el que un compareciente, formaliza una escritura de compraventa identificándose ante el Notario mediante un permiso de conducción vigente del Reino de España. La escritura de compraventa, una vez presentada a inscripción en el Registro de la Propiedad, es calificada negativamente, pues el Registrador considera que la identificación del compareciente no se ha realizado a través de ninguno de los documentos que establece el artículo 161 del Reglamento Notarial antes indicado.

Frente a esta interpretación, el Notario autorizante de la escritura interpone recurso ante la Dirección General, alegando en esencia lo siguiente:

• A juicio del Notario, el artículo 161 del Reglamento Notarial no es más que el desarrollo reglamentario del artículo 23 de la Ley del Notariado, en el cual, se hace referencia expresa a “carnets o documentos de identidad con retrato y firma expedidos por autoridades públicas”, sin tasar cuales de ellos son.
• Asimismo, pone de relieve cómo, otros artículos del Reglamento Notarial, al referirse a los documentos de identidad válidos para identificar al compareciente, alude a ellos “en plural”, admitiendo así que puedan ser “de diferentes tipos”.
• Adicionalmente, trayendo a colación diversa normativa sectorial (como la Ley Orgánica de Régimen electoral general, el Reglamento del Registro Mercantil, un Reglamento que regula la prestación de servicios postales, o el Reglamento que desarrolla la Ley de prevención de blanqueo de capitales), pone de relieve como en las mismas, se admite como documento válido de identificación de una persona el permiso de circulación.

A la vista de todo ello, la Dirección General, posicionándose del lado del Notario, finalmente admite el permiso de circulación como un documento válido a efectos de identificación ante Notario, aunque sea de forma subsidiaria o supletoria, pues este permiso de circulación, efectivamente, encaja en las exigencias del artículo 23 de la Ley del Notariado, esto es, que se trata de un documento oficial, original, con fotografía y firma, y expedido por una autoridad pública.

¿El documento que aportemos ha de ser original?

En efecto, el documento que se aporte al Notario a efectos de identificación del compareciente debe ser un documento original, no pudiéndose admitir una copia o fotocopia del mismo.

¿El documento que aportemos ha de estar en vigor?

Aunque existe cierta controversia doctrinal al respecto, esto es, la posibilidad de admitir la identificación del compareciente mediante un documento caducado, la posición mayoritaria es que lo más aconsejable es exigir que el documento que se presenta ante el Notario a efectos de identificación del compareciente esté en vigor, pues en ocasiones, por ejemplo, un documento caducado puede facilitar la comisión de un error en la identificación de su titular (dado el transcurso del tiempo y la divergencia entre la fotografía que consta en el documento y la fisionomía actual de su titular, modificada por el transcurso de 10 o 15 años, por ejemplo).

¿Qué conclusiones podemos sacar de todo lo analizado?

De todo lo analizado, podemos concluir cómo, en efecto, una de las labores fundamentales que realiza el Notario, al autorizar un documento público, es identificar correctamente a los comparecientes, verificando así que las personas que acuden a firmar el documento son quienes realmente afirman ser, asegurando así la validez y plena eficacia del acto o negocio jurídico que se formalizará.

A tal efecto, para identificar a los comparecientes, de forma ordinaria y habitual, los documentos admisibles serán:

• Españoles: DNI o pasaporte (y, de forma supletoria o subsidiaria, también el permiso de circulación).
• Extranjeros residentes: Pasaporte o permiso de residencia.
• Extranjeros no residentes: Pasaporte (o, en su caso, documento identificativo válido de su país de origen).

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Esperando pues que este artículo contribuya a resolver las dudas habituales de muchos ciudadanos en relación a qué documento deben presentar al Notario a efectos de su identificación, el equipo de Notaría Jesús Benavides queda a su disposición para acompañarles en todo aquello que necesiten en el marco de la formalización de sus operaciones notariales