¿Sabías que… los notarios custodian siempre todos los documentos notariales que se firman ante ellos?

Cuando un ciudadano otorga una escritura, debe saber que el original del instrumento público que firma, que se denomina escritura matriz, se incorporará al protocolo notarial de ese Notario, el cual, a diferencia de lo que algunas personas pueden creer, no pertenece a ese Notario ni a las partes, sino que, tal y como establece el artículo 36 de la Ley del Notariado, los protocolos pertenecen al Estado, mientras que, la función de los Notarios es la de su conservación, de conformidad con lo establecido por la ley, como archiveros de los mismos, bajo su responsabilidad.

<ejemplo>Así pues, por ejemplo, si hoy acudimos a un Notario a formalizar la compraventa de un inmueble, el original del documento que firmemos pertenecerá al Estado, y el Notario en cuestión que autorice el documento quedará obligado a guardar y conservar el mismo, para que así, en un futuro, si, por ejemplo, cualquiera de las partes desea obtener una copia de esa escritura, pueda acceder a la misma. Lo que se entregará siempre a las partes que otorgan el documento es una copia del mismo (ya sea una copia auténtica o simple).<ejemplo>

Partiendo de esta base, los interesados deben saber que, cada año, de conformidad con la normativa aplicable al respecto (ver artículos 272 y siguientes del Reglamento Notarial), cada Notario deberá abrir un protocolo, al cual se incorporarán todas las escrituras matrices originales que ese Notario vaya autorizando a lo largo del ejercicio, asignándose a cada una de ellas un número correlativo a medida que se van formalizando los sucesivos instrumentos públicos, para su correcta identificación e individualización.

<ejemplo>Así pues, por ejemplo, la primera escritura que firme un Notario el día 3 de enero de 2022 a las 9 de la mañana, se le asignará el número 1 de protocolo del año 2022, y así sucesivamente, hasta concluir el año.<ejemplo>

Concluido el año, el Notario deberá cerrar el protocolo de ese ejercicio para, en el plazo de dos meses, proceder a la encuadernación de todas las escrituras matrices de ese año en unos tomos de pergamino o piel, con unas correas que permitan abrochar la cubierta exterior (seguro que si han visitado alguna vez una Notaría, habrán visto los tomos de protocolo debidamente ordenados en las estanterías de la oficina notarial).

Así las cosas, el Notario en cuestión conservará su protocolo durante un plazo de 25 años, tras lo cual, los remitirá para su conservación al Archivo general de protocolos correspondiente, ubicado en la cabeza de cada distrito notarial. Asimismo, en caso de que el Notario en cuestión se jubilara o trasladara a otra Notaría, el siguiente Notario que ocupe esa plaza, como sucesor en el protocolo, se encargará de proseguir en esta labor de archivo y custodia, hasta alcanzar esos 25 años antes indicados.