¿Sabías que… los notarios se desplazan a firmar fuera de sus despachos notariales?

En relación a esta materia, es necesario indicar que, como punto de partida, como es sabido, todo Notario viene obligado a disponer de un despacho u oficina, en la población en que preste sus servicios, en el que de ordinario, desarrollará la actividad notarial de firma de los documentos públicos.

Este despacho notarial, de conformidad con el artículo 42 del Reglamento Notarial, deberá presentar las condiciones adecuadas y decorosas para el ejercicio de su función, debiendo tener en el centralizada la documentación general y particular que se le confíe.

Dicho esto, bien es cierto que, en la legislación notarial, no existe una norma expresa que prohíba a los Notarios formalizar documentos públicos fuera de su despacho, más allá, claro está, de las limitaciones que impone la competencia territorial de los Notarios, como se detallará más adelante (lo que implica que, básicamente, el Notario carece de fe pública fuera del distrito notarial para el que fue designado en su nombramiento, de modo que no puede otorgar documento público alguno fuera de la localidad donde desarrolle su labor).

<ejemplo>Así pues, por ejemplo, se podría dar la circunstancia de que determinados clientes, por comodidad, pudieran solicitar la firma de sus documentos notariales fuera del despacho notarial, como por ejemplo, en las oficinas de una empresa, o en un domicilio particular.<ejemplo>

Así pues, aunque en principio el Notario tendría libertad para firmar documentos públicos fuera de su despacho notarial, lo cierto es que la jurisprudencia de los Tribunales (como por ejemplo la Sentencia del Tribunal Supremo de 7 de junio de 2001) o la doctrina de la entonces Dirección General de los Registros y del Notariado (ver su resolución de fecha 3 de mayo de 1994), ha determinado que la firma de documentos notariales fuera del despacho notarial puede afectar a la apariencia de imparcialidad e independencia del Notario.

A la vista de lo indicado, muchos son los Colegios Notariales cuyas Juntas Directivas, en el ejercicio de sus competencias, han establecido normativas que regulan y tasan los supuestos en los que es posible firmar un documento público fuera del despacho notarial (AQUÍ puede consultar el acuerdo correspondiente de la Junta Directiva del Colegio Notarial de Cataluña al respecto).

Así pues, en el ámbito de los despachos notariales situados en Cataluña, sólo será posible firmar un documento notarial fuera del despacho u oficina notarial en los siguientes supuestos:

• Los documentos (escrituras y pólizas) en que concurran causas de enfermedad o imposibilidad física de alguno de los otorgantes que podrán autorizarse en el domicilio o residencia de la persona física impedida.

<ejemplo>Por ejemplo, en el caso de una persona anciana, ingresada en una residencia de ancianos especializada en su cuidado, que quiere otorgar un poder preventivo, y que a causa de su estado de salud, no puede desplazarse hasta el despacho notarial para firmar esa escritura.<ejemplo>

• Las actas y diligencias que por su naturaleza exijan salida del despacho.

<ejemplo>Por ejemplo, un cliente que requiera un acta de presencia en un inmueble de su propiedad, el cual ha sido abandonado por su inquilino, habiendo causado graves desperfectos en el mismo, a los efectos de dejar constancia de esos daños causados.<ejemplo>

• Los otorgamientos de los representantes de las entidades de crédito en pólizas y en escrituras de cancelación de hipoteca, de adhesión, de ratificación o complementarias de otros documentos públicos.

<ejemplo>Por ejemplo, cuando el Notario se desplaza hasta la oficina bancaria de una entidad financiera para, con su director apoderado, firmar conjuntamente 3 escrituras de cancelación de hipoteca de préstamos hipotecarios ya pagados por clientes de ese banco.<ejemplo>

• Las escrituras o pólizas en que intervenga una Administración Pública a un organismo o sociedad con participación pública mayoritaria, que podrán otorgarse en la sede de la entidad actuante.

<ejemplo>Por ejemplo, en el caso de que el Ayuntamiento de Barcelona adquiere una propiedad inmobiliaria de valor histórico - arquitectónico, perteneciente a un particular, a los efectos de crear en dicho inmueble singular un nuevo museo para la ciudad, y la firma de la compraventa se produce en las dependencias del Ayuntamiento.<ejemplo>

• Los otorgamientos unilaterales de sociedades, empresarios o profesionales en sus dependencias o en las de sus abogados o asesores, así como aquellos otorgamientos de los mismos en los que la otra parte contratante sea una entidad financiera o una sociedad del mismo grupo societario.

<ejemplo>Por ejemplo, en el caso de que el Notario acuda a los servicios centrales de un Banco, a los efectos de autorizar, con su legal representante, una escritura de emisión de participaciones preferentes.<ejemplo>

• Las intervenciones o autorizaciones en despachos auxiliares reglamentariamente autorizados ubicados en poblaciones del mismo Distrito donde no existe oficina notarial abierta.

<ejemplo>Por ejemplo, en el caso de un Notario destinado en una zona rural, con un despacho en la capital de la comarca, que por cuestiones operativas, pudiera solicitar a su Colegio Notarial la autorización para abrir un despacho auxiliar en la segunda localidad de mayor tamaño de dicha comarca, para así facilitar el acceso al servicio notarial de los ciudadanos de esa localidad que no cuenta con Notario dentro de su término municipal.<ejemplo>

• En cualquier otro caso, siempre que existan causas excepcionales que lo justifiquen, con previa autorización de la Junta Directiva.

<ejemplo>Como por ejemplo, en caso de un matrimonio ante Notario al que quisieren asistir muchos invitados, y a la vista de ello, se solicitare autorización para celebrar el mismo en las dependencias del Colegio Notarial de la comunidad autónoma correspondiente.<ejemplo>

En definitiva, y a modo de conclusión, podemos afirmar cómo, en base a la normativa actual, la regla general es que la inmensa mayoría de documentos notariales deberán formalizarse obligatoriamente en el despacho oficial del Notario, pues ello garantiza en mayor medida la apariencia de independencia e imparcialidad del funcionario público, así como la seriedad, decoro y solemnidad del acto de firma del instrumento público. Por el contrario, sólo en casos excepcionales y tasados, se podrán formalizar documentos notariales fuera del despacho notarial.

Asimismo, hay que tener en cuenta que estas reglas vendrán fijadas de forma particular por cada Colegio Notarial, de modo que, dependiendo del lugar que se trate, deberemos tener en cuenta una u otra normativa.